In 5 stappen een goed advies snel op papier zetten

Ook in het beroepsonderwijs is het schrijven van een goed adviesmemo een essentiële vaardigheid. Of je nu een ervaren beleidsmedewerker bent of net begint als onderwijsadviseur, het opstellen van zo’n document kan soms een uitdaging zijn.

In dit artikel deel de 5 stappen die je kunnen helpen om je adviesmemo’s niet alleen efficiënt, maar ook effectief te maken.

1. Begrijp de opdracht en het doel

Voordat je begint met schrijven, is het cruciaal om precies te begrijpen wat de opdracht inhoudt en wat het uiteindelijke doel van het adviesmemo is. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar er kunnen vaak misverstanden ontstaan als je niet precies weet waar het document voor bedoeld is.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is de opdracht? Zorg ervoor dat je duidelijk weet wat er van je verwacht wordt. Is het doel om simpelweg gegevens te inventariseren of wordt er een diepgaand advies van je verwacht? Dit bepaalt de structuur en inhoud van je document.
• Hoe past het memo in het grotere plaatje? Is het memo bedoeld als informatief document voor je manager, of moet er een besluit genomen worden op basis van jouw advies? Dit beïnvloedt niet alleen de inhoud, maar ook de manier waarop je jouw argumenten structureert.

Wanneer je deze vragen goed kunt beantwoorden, kun je je document veel beter afstemmen op wat je manager of opdrachtgever nodig heeft.

2. Ken je opdrachtgever en zijn/haar behoeften

Een andere belangrijke stap is het begrijpen wie de opdrachtgever van het document is. Dit lijkt op het eerste gezicht misschien simpel, maar het kan complexer zijn dan het lijkt. Stel jezelf de vraag: wie gaat uiteindelijk iets doen met dit adviesmemo? Is dat je directe teamleider, of misschien wel de directeur van de academie?

Het antwoord op deze vraag kan invloed hebben op de manier waarop je je memo opstelt.

Als je bijvoorbeeld schrijft voor een directeur, kan het nodig zijn om zaken meer in detail uit te werken, of om bepaalde termen en concepten extra toe te lichten. Dit is meteen een mooi bruggetje naar een andere belangrijke overweging: de voorkennis van je opdrachtgever.

3. Houd rekening met de voorkennis van je lezer

Niet iedereen heeft dezelfde achtergrondkennis. Daarom is het essentieel om te weten wat je lezer al weet en wat er iets meer uitgeschreven moet worden. Moet/kun je bijvoorbeeld vakjargon gebruiken, of is het beter om termen en afkortingen uit te schrijven?

Afhankelijk van de voorkennis van je lezer, kan dit betekenen dat je een korte inleiding van een alinea toevoegt, of misschien een uitgebreidere inleiding met meerdere paragrafen. Door hier goed over na te denken, voorkom je dat je lezer verloren raakt in details of juist te weinig informatie krijgt om een weloverwogen beslissing te nemen.

4. Moet er een beslissing worden gemaakt?

Als er op basis van je memo een beslissing moet worden genomen, dan is het belangrijk om duidelijk de verschillende opties en scenario’s te schetsen. Het kan geen kwaad om de voordelen en nadelen van verschillende scenario’s benoemen en vervolgens een aanbeveling doen.

Dit helpt de beslisser enorm, omdat hij of zij niet alleen de feiten heeft, maar ook een duidelijke richting waarin ze kunnen handelen. Een goed adviesmemo doet meer dan alleen informeren; het stuurt aan op actie.

5. Gebruik de flowchart

Het is makkelijk om de draad kwijt te raken, maar gelukkig is er een manier om dit proces te vereenvoudigen. Ik heb een handige workflow ontwikkeld die je helpt om stap voor stap het juiste adviesmemo op te stellen. Deze workflow leidt je door de cruciale vragen die je moet beantwoorden, zoals de voorkennis van je lezer, het doel van het document en de benodigde diepgang.

Gebruik hem bij je volgende opdracht om ervoor te zorgen dat je niet alleen effectief, maar ook efficiënt werkt. Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je adviesmemo precies aansluit bij de verwachtingen van je opdrachtgever en dat je waardevolle tijd bespaart—zowel voor jezelf als voor je teamleider.