Laatst kreeg ik er weer zo één voor mijn neus: een onleesbaar adviesmemo. Een te lange inleiding, een pagina die voor de helft gevuld was met voetnoten, en een eindadvies waar geen sterke opbouw in zat. Na het lezen van het document dacht ik: wat heb ik nu gelezen? Maar ook: moet ik nu nog zelf de afwegingen tussen de opties uitzoeken?
Voorzet
Wat ik graag had gewild was een voorzet van de adviseur: ‘je hebt de keuze uit optie A, B en C. Gezien de situatieschets pakt A vermoedelijk zó uit, B zó en C zó. Ik adviseer je daarom om te kiezen voor optie …, zodat je daarmee ook meteen kunt anticiperen op…’.
Nu moest ik de opdracht die ik had gegeven, zelf nog min of meer uitvoeren. Niet ideaal, niet bevredigend en vooral zonde van de tijd.
Leesbaar adviesrapport
Wil je als schrijver dat de lezer van je (advies)memo er goed mee uit de voeten kan, dan help je de ander enorm als het een goed leesbaar of zelfs scanbaar memo is. Maak het de lezer gemakkelijk! Want hoe makkelijker een advies leesbaar/scanbaar is, hoe groter de kans dat het ook echt resultaat oplevert, of op zijn minst een reactie.
Startpunt
Pak je meest recente adviesrapport of memo er eens bij en check of onderstaande punten daarin goed zijn gegaan:
- Hoeveel verdekt opgestelde extra adviezen heb je ongemerkt in je document opgenomen? Check bijvoorbeeld of er té lange zinnen in je advies staan, of zinnen met bijzinnen erin. Vaak proberen we daarin nog wat info te proppen, die ofwel te veel afleidt, ofwel op zichzelf in het document moet staan.
- Is de structuur van je document in orde? Een ongestructureerd document wordt al snel te lang. Stel jezelf de vraag: welke drie dingen moet de lezer onthouden van dit memo? Reken daarmee terug naar waar je moet starten. Wordt het dan langer (en komt de structuur in de knel)? Knip je memo dan op in twee memo’s.
- Als je achterstevoren het memo zou lezen, past het uiteindelijke advies dan nog bij de inleiding? Heb je de cirkel als het ware gesloten van inleiding (aanleiding) tot eindadvies? Zo nee, dan kun je je afvragen of je de juiste afbakening hebt gekozen. Stel jezelf de vraag: welk probleem tackelen we werkelijk met de geadviseerde oplossing?
Zie je ruimte voor verbetering? Download dan het e-book Efficiënt rapporteren, waarin je met een eenvoudig maar doeltreffend stappenplan ontdekt wat jouw advies nodig heeft om impact te maken.
Ik help je om de afweging te maken tussen kort en bondig of uitgebreid, en geef je er meteen de ideale opbouw voor je memo bij.
Vraag hieronder jouw e-book Efficiënt rapporteren aan!