Een van de mooiste complimenten die een adviseur kan krijgen is wanneer een organisatie je adviesrapport nog regelmatig erbij pakt.
Een paar jaar geleden schreef ik een adviesrapport voor een managementteam (MT) over hun organisatiestructuur. Toen ik ze onlangs weer sprak, vertelden ze dat mijn adviesrapport bovenop de stapel lag en dat ze het nog regelmatig raadpleegden. Zelfs die week nog vroegen ze zich af: wat schreef Titia hier ook alweer over?
Het advies ging over de overgang van een platte structuur naar een structuur met meer onderscheid in abstractieniveaus: strategisch, tactisch en operationeel. De vraag was of hun huidige platte structuur nog wel werkte voor hen.
Platte structuren kunnen goed functioneren als iedereen weet wat hij moet doen en er weinig tussenlagen zijn tussen werknemers en managers.
De nadruk ligt hier vaak op vakspecifieke kennis en vereist directe betrokkenheid en zelfredzaamheid van medewerkers. In kleine, overzichtelijke organisaties kunnen korte lijnen inderdaad effectief zijn.
Maar in grotere teams, zoals in het onderwijs, kunnen die korte lijnen snel problematisch worden.
Als een manager van een groot team korte lijnen wil behouden, maar te druk is om snel te reageren, kunnen die lijnen in de ogen van medewerkers juist heel lang worden. Of als de manager de hele dag door korte vragen krijgt, kan het een chaotische kluwen van korte lijntjes worden, wat afleidend werkt.
Ook in een platte organisatie is het belangrijk om te kijken naar verschillende abstractieniveaus.
Waarom werd mijn advies regelmatig geraadpleegd? Het hielp het management om te begrijpen waar de verantwoordelijkheden lagen en waarom. Hierdoor konden ze blijven werken op hun eigen niveau zonder verleid te worden om tijd te besteden aan werk dat op een ander niveau thuishoort.
Zeg ik dan dat een platte organisatie niet werkt? Nee, een platte structuur kan prima functioneren zolang taken en verantwoordelijkheden goed afgebakend zijn en iedereen begrijpt waarom de verdeling zo is.
Hoe eenvoudiger het is om aan elkaar uit te leggen wat ieders taak is, hoe platter de organisatie kan zijn. Dit geldt ook voor zelfsturende teams, mits de kaders duidelijk zijn en iedereen het eens is over de afspraken en verwachtingen.
Wat zeker niet werkt, is denken dat een team zelfsturend kan zijn puur om te bezuinigen op een tussenlaag. Het weghalen van managementlagen zonder goede voorbereiding leidt tot problemen. Het vereist niet alleen vaardigheden van de medewerkers, maar ook processen die geschikt zijn voor een platte structuur.
De organisatie waarvoor ik het advies schreef was te groot en complex voor een platte structuur. Daarom adviseerde ik om juist een extra laag toe te voegen: een coördinerende laag. Zo konden de korte lijnen van de werkvloer naar de coördinator in plaats van naar de manager. De lijnen bleven kort, maar anders kort.
Dit gaf het management de ruimte om zich te richten op strategische onderwerpen, terwijl de coördinatoren meer leiderschap konden tonen. Voor de medewerkers bood het perspectief voor doorgroeimogelijkheden naar coördinator.
Wil je meer weten over hoe je de structuur van jouw organisatie kunt optimaliseren? Download dan hieronder het whitepaper en ontdek de mogelijkheden.
Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het bouwen van succesvol gestroomlijnd onderwijs. Op deze website schrijft ze regelmatig over werken op het snijvlak van procesmanagement, onderwijskwaliteit én hoe je daar als onderwijsprofessional het verschil in kunt maken. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.
Ik ben onlangs geïnterviewd voor een podcast die zich richt op inspirerende vrouwelijke ondernemers. In dit interview deel ik mijn persoonlijke reis,
Veel mensen denken bij het woord onderwijsadviseur aan iemand die veel weet van curricula en van leerdoelen. Of ze verwarren het met
Eerlijk is eerlijk, ik heb een hoop bereikt en mooie dingen neergezet in mijn laatste baan in loondienst. Kwaliteitszorgsysteem Toen ik er
Als consultant voor het mbo en hbo helpt Titia Verdenius betrokken, ambitieuze managers bij het bouwen van succesvol gestroomlijnd beroepsonderwijs.
Ongeveer 6x per jaar komt ‘ie in je mailbox.
