Maandagochtend of dinsdagmiddag: het kan nogal wat uitmaken

In mijn laatste baan werkte ik een tijdje samen met iemand wiens takenpakket overliep. Ik was erbij gehaald om hem een paar extra handen te geven. Elke maandagochtend hadden we een overleg waarin we keken wat er die week op de planning stond en wat ik kon overnemen. Maar na enkele weken begon me te dagen dat we ergens vastliepen.

Zondagavond stress

Ik zag dat mijn collega al gestrest aan de week begon, omdat hij al op zondagavond tegen enorme berg werk opkeek. En met mij erbij was het voor hem misschien nog wel confronterender hoe hij erbij zat. Gevolg: een taakverdeling maken was bijna niet te doen.

Hoe kwam dat?

Als je eigenlijk al een tikje overwerkt bent en op maandagochtend denkt: ‘Wat een enorme berg, hoe gaat het ooit vrijdag worden??’, dan kun je op zo’n eerste werkdag een aanbod voor hulp er misschien nét niet bij hebben. 

Ademruimte

Ook al weet je ergens in je achterhoofd wel dat het je ademruimte gaat opleveren… omdat je alleen maar die berg werk ziet, is het moeilijk om het aanbod aan te nemen. Want wat moet je in godsnaam overdragen?

Zou je deze afspraak i.p.v. op maandag, op dinsdagmiddag hebben, dan ben je al een stukje die berg op geklommen, en is het uitzicht anders. Vanaf dit punt overzie je de week beter, en dus ook welke werkzaamheden je aan die ander wilt overdragen.

Verplaatsen helpt

Bij mijn collega bleek het ook zo te werken. In plaats van een voortvarende start op maandagochtend, deden we vanaf nu een dinsdagmiddagmeeting. Mijn collega had zo de tijd om te bedenken wat ik die week zou kunnen overnemen. Ook was er voor hem wat tijd om mijn werk van de week ervoor te kunnen bekijken.

Zo had ik én feedback, en een nieuwe takenlijst op dinsdag, en mijn collega kreeg ademruimte op meerdere niveaus. 

Frisse blik

Het kan helpen om een frisse blik erbij te halen, met vragen als: is het nodig om dit moeilijke gesprek of die voortgangsmeeting aan het begin van de week te doen, of kan het ook later in de week? Welke winst kun je behalen door je week iets anders in te richten? 

Het kan ook zo iets simpels zijn als jezelf aanleren om meetings (helemaal nu alles online gaat!) niet op het hele uur te laten eindigen, maar om vijf-vóór. Zodat je tijd inbouwt om even op te staan en een glas water te drinken. 

Zie jij in je team ook mensen tegen hun grenzen oplopen? Neem contact op.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.