Wat doet een ambtelijk secretaris voor de opleidingscommissie?

ambtelijk-secretaris

Een ambtelijk secretaris voor de opleidingscommissie kan je veel werk uit handen nemen – én helpen om als commissie meer impact te maken. Maar wat doet zo iemand precies? En waar moet je op letten?

Waarom ondersteuning nodig kan zijn

Als OC-lid krijg je een vergoeding voor de tijd die je erin steekt. Maar iedereen die in een actieve opleidingscommissie zit, weet: het kost eigenlijk altijd méér tijd dan die vergoeding dekt. Dan helpt het enorm als je wordt ondersteund door een secretaris – iemand die zorgt voor continuïteit, structuur en overzicht.

Wat doet een ambtelijk secretaris?

Een ambtelijk secretaris is vaak degene die:

  • de agenda voorbereidt (samen met de voorzitter),
  • notuleert en het archief bijhoudt,
  • acties bewaakt,
  • en zorgt dat documenten op de juiste plekken terechtkomen.

Is je commissie al redelijk professioneel georganiseerd? Dan volstaat een secretaris op mbo-+-niveau die zorgt voor structuur en rust.

Maar: er is méér mogelijk

Wil je als commissie echt groeien in volwassenheid en strategisch sparren met het opleidingsmanagement? Dan kan het helpen om te investeren in een steviger profiel. Denk aan een secretaris op hbo/wo-niveau, met ervaring in het hoger onderwijs of onderwijskwaliteit.

Zo iemand:

  • weet wat de formele taken en rollen zijn van een OC,
  • kan meedenken over proces en strategie,
  • en voorkomt dat je als commissie in de uitvoeringsmodus blijft hangen.

Een alternatief in tijden van bezuinigingen is het tijdelijk inhuren of onderling uitwisselen van een kwaliteitszorgadviseur van een andere faculteit of academie. Dat voorkomt rolverwarring én geeft je een frisse blik van buiten.

Dit is dus wat anders dan het externe lid dat je ook wel bij examencommissies ziet. Die wordt meestal gezien als de welkome frisse blik van buiten (op diverse gebieden, zowel didactisch als juridisch, of op het gebied van toetsing)

Toekomstperspectief

Externe leden zie je steeds vaker bij examencommissies, maar zelden bij OC’s. Toch ligt het voor de hand dat ook bij opleidingscommissies in de toekomst meer professionele ondersteuning krijgen. Een goede ambtelijk secretaris – zeker eentje van buiten de eigen opleiding – kan dan het verschil maken tussen meedraaien en sturing geven.

Wat is handig voor jullie opleidingscommissie?

Twijfel je wat voor jullie de beste stap is? Er zijn verschillende manieren om de juiste ondersteuning te vinden én je eigen rol goed in te richten:

Wil je eerst scherp krijgen waar jullie als OC nu staan, en welke organisatorische blinde vlekken mogelijk spelen? Download dan de minigids De 3 grootste blinde vlekken van Opleidingscommissies en krijg een korte en krachtige reality check meteen in handen.

Of… heb je al helder waar het aan schort en wil je een steviger stap zetten? Bekijk dan het traject Meters Maken voor Opleidingscommissies. In dit programma til je als commissie in korte tijd je samenwerking, communicatie en strategisch vermogen naar een hoger niveau. Hier vind je alle informatie over Meters Maken voor Opleidingscommissies. 

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het opsporen én oplossen van weeffouten in de onderwijsorganisatie.  Op deze website schrijft ze regelmatig over haar unieke werkwijze, die leidt tot integrale verbetering van het onderwijsproces zonder dat het op een reorganisatie uitdraait. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief.    Neem contact op. 

More to explore...