Bedrijfsvoering in het beroepsonderwijs: wat betekent het en waarom is het belangrijk?

In gesprek met een opleidingsmanager in het hbo kreeg ik de vraag: ‘Wat bedoel je precies met bedrijfsvoering in het beroepsonderwijs?’ Terwijl ik het zat uit te leggen bedacht ik: die vraag zal vast ook bij andere onderwijsprofessionals leven! Ik leg je daarom graag uit hoe ik ernaar kijk.

Wat is bedrijfsvoering?

Bedrijfsvoering is een term uit de organisatiekunde. Je kunt ‘m op twee manieren uitleggen:

1. De eerste definitie richt zich op de concrete activiteiten en processen die het primaire proces van een organisatie ondersteunen. In het beroepsonderwijs gaat dat natuurlijk om onderwijs: de lessen, toetsing, en het begeleiden van studenten richting het succesvol afronden van hun opleiding. Denk bijvoorbeeld aan roostering, onderwijsontwikkeling, en zelfs het accreditatieproces. Al deze onderdelen spelen een cruciale rol in het mogelijk maken van onderwijs.
   
   
2. De tweede definitie is wat abstracter, maar net zo belangrijk. Bedrijfsvoering omvat namelijk ook de structuur waarbinnen dat onderwijsproces plaatsvindt. Het gaat dan om de manier waarop een academie of een college bestuurd wordt, hoe de besluitvorming verloopt en hoe afdelingen samenwerken. Hier gaat het minder direct over de student, maar meer over het behalen van beleidsdoelstellingen op organisatieniveau.

Twee dimensies

Je ziet dat die twee dimensies elkaar niet bijten of los van elkaar bestaan. Sterker nog: ze kunnen niet zonder elkaar.

Mijn ervaring is dan ook dan als je naar de eerste dimensie kijkt en je gaat daar processen verbeteren, dan raakt dat automatisch aan de tweede dimensie. Dat kan het meteen onoverzichtelijk maken, want je kunt je voorstellen dat wanneer je aan het ene radertje gaat draaien, dat ook effect heeft op een radertje verderop, of op een ander niveau.

Dat maakt bedrijfsvoering in onderwijsorganisaties soms complex, maar laat tegelijkertijd meteen zien dat het essentieel is om er grip op te houden.

Waarom is goede bedrijfsvoering zo belangrijk?

Veel mensen in het onderwijs zijn primair gericht op de inhoud – terecht, want daar draait het uiteindelijk om. Maar juist omdat de focus zo sterk ligt op de student en docent, worden de gevolgen voor de bedrijfsvoering vaak over het hoofd gezien.

Een voorbeeld: stel dat een onderwijsteam besluit om over te stappen op zelfsturende teams die verantwoordelijk zijn voor een hele jaarlaag. Dit klinkt als een mooie innovatie, maar het heeft niet alleen impact op de docenten. Het raakt ook de onderwijsondersteuning, de roosteraars, HR, en mogelijk zelfs het functiehuis en de budgetten.

Kortom, door te focussen op één onderdeel van het onderwijs, kunnen er onbedoelde gevolgen ontstaan voor de bedrijfsvoering. Het is als het oliën van een machine: elk onderdeel moet soepel draaien om het geheel efficiënt te laten functioneren. En dus: als je ergens een radertje vervangt, is het belangrijk om even te checken welk effect het heeft op de radertjes eromheen.

Hoe merk je dat er iets stroef loopt in de bedrijfsvoering?

Hoewel je de bedrijfsvoering op papier perfect kunt hebben ingericht, moet het in de praktijk werken. En in de praktijk zijn het de mensen die ermee te maken hebben.

Mijn ervaring is dat als er iets misgaat met de bedrijfsvoering, je het vaak eerst merkt aan de mensen die het dichtst bij de student staan. Denk aan docenten, studieadviseurs, of ondersteunend personeel. Hoor je daar signalen dat het werk lastiger wordt of dat processen stroef verlopen, dan is het tijd om in actie te komen.

Vaak is het een kwestie van teruggaan naar de kern: welke veranderingen hebben plaatsgevonden, en waar heeft dat zijn weerslag? Het is niet altijd eenvoudig, zeker in een onderwijsomgeving waar de werkdruk al hoog is. Maar door samen met de betrokkenen het spoor terug te zoeken, kom je vaak tot belangrijke inzichten. Die je op hun beurt weer kunnen helpen om het op te lossen.

Waar kan ik je bij helpen?

Bedrijfsvoering in het onderwijs is complex en raakt veel verschillende lagen van een organisatie. Daarom help ik je graag verder als je iets wilt verbeteren in je bedrijfsvoering, of je wilt achterhalen waar er onbedoeld een radertje uit de pas is gaan lopen.

Een paar voorbeelden van vragen rondom bedrijfsvoering in het onderwijs waar ik je graag bij help:

• Wanneer je je overlegstructuur en besluitvorming tegen het licht wilt houden en verbeteren;
• Wanneer je je onderwijsondersteuning en docententeams beter wilt laten samenwerken;
• Wanneer je plannen hebt om je academie of college te vergroten, bijvoorbeeld met een onderzoekstak, en je wilt daarvoor verschillende scenario’s kunnen bekijken;
• Wanneer je ziet dat je onderwijsondersteuning te veel in maatwerk zit en je graag processen wilt gaan standaardiseren. Zodat het maatwerk de uitzondering wordt in plaats van andersom.

Meer weten over hoe ik dit aanpak? Lees verder via de knop hieronder.