Waarom doet iedereen z’n best, maar werkt het niet samen? (longread)

Als je in het onderwijs werkt, ken je het vast: processen die niet goed op elkaar aansluiten. Deadlines worden gemist, teamleden raken gefrustreerd, en uiteindelijk merk je dat iedereen harder werkt, maar niet efficiënter.

Wil dit oplossen maar vraag je je af: hoe dan?? Mijn advies aan jou: stel een stroomschema op. Dit is namelijk een geweldige manier om inzicht te krijgen in hoe processen en activiteiten in jouw organisatie verlopen. Het helpt je om bottlenecks te identificeren, onnodige stappen te elimineren en de doorlooptijd te verkorten.

Maar hoe maak je een stroomschema dat echt werkt? En waar moet je zeker op letten bij het opstellen van een stroomschema? Lees snel verder en ontdek het hieronder.

[pssttt… geen tijd om het artikel te lezen maar wel op zoek naar een snelle oplossing? Klik hier!]

Wat is een stroomschema?

Een stroomschema is een visuele weergave van een proces, waarin de stappen en beslissingen die binnen dat proces plaatsvinden, worden weergegeven. Dit kan variëren van eenvoudige taken tot complexe bedrijfsprocessen.

Stroomschema’s maken gebruik van verschillende symbolen en pijlen om de volgorde van activiteiten en de relaties tussen deze activiteiten duidelijk te maken. Dit helpt niet alleen bij het begrijpen van het proces, maar ook bij het identificeren van eventuele inefficiënties of knelpunten. Een goed gedefinieerd stroomschema biedt daarmee ook meteen handvatten voor verbetering en optimalisatie van het proces. Door processen visueel te maken, kunnen betrokkenen makkelijker de samenhang en de volgorde van stappen begrijpen, wat cruciaal is voor effectieve samenwerking. 

Drie redenen waarom stroomschema’s belangrijk zijn

• Stroomschema’s helpen bij het identificeren van inefficiënties, zoals dubbele werkzaamheden of onnodige stappen.
• Daarnaast bevorderen stroomschema’s de communicatie binnen een team of organisatie. Wanneer iedereen dezelfde visuele weergave van een proces heeft, is het gemakkelijker om ideeën en suggesties voor verbetering te delen. Een gezamenlijke focus op het verbeteren van workflows draagt trouwens ook bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering.
• Bovendien kunnen stroomschema’s ook dienen als trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers. Door hen een duidelijk overzicht te geven van de processen, kunnen ze sneller begrijpen hoe hun taken bijdragen aan de algehele organisatiedoelstellingen.

Hoe ga je te werk? 

1. Het is misschien een open deur… maar je begint natuurlijk met het bepalen van je doel met het stroomschema. Is het bedoeld om een nieuw proces te ontwerpen, of om een bestaand proces te verbeteren? Het stellen van duidelijke doelen helpt om de focus te behouden tijdens het hele proces.
2. I het doel duidelijk, dan ga je je inlezen/informatie verzamelen over het proces. Dit kan door middel van interviews met teamleden, het observeren van dagelijkse activiteiten of het analyseren van bestaande documentatie. Het is belangrijk om een goed begrip te krijgen van de huidige workflow en de verschillende stappen die worden doorlopen. 
3. Na het verzamelen van informatie, begin je met het opstellen van een ruwe schets van het stroomschema. Dit houdt in dat je de stappen en beslispunten in de juiste volgorde plaatst en verbindingspijlen toevoegt. Een belangrijke tip hierbij is om het schema zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te houden. Vermijd overbodige details; dit maakt het schema toegankelijker voor gebruikers en vergemakkelijkt de identificatie van knelpunten.
4. Zodra je een eerste versie hebt, is het tijd om feedback te vragen van de betrokken teamleden. Dit kan helpen bij het identificeren van eventuele onduidelijkheden of fouten. Met deze info verfijn je vervolgens je stroomschema. 
5. In het geval van een grote update van een proces, of van een totaal nieuw proces, is het natuurlijk handig om het stroomschema aan je team te presenteren. Hiermee waarborg je dat iedereen begrijpt hoe het schema hen kan helpen in hun dagelijkse werkzaamheden en hoe het bijdraagt aan de algehele efficiëntie van de organisatie. 
6. Neem het stroomschema in gebruik en zet alvast een stip op de horizon om je stroomschema een update te geven of in ieder geval nog eens na te lopen. Door periodiek het schema aan te passen aan nieuwe inzichten of veranderingen in het proces, zorg je ervoor dat het schema relevant blijft. En daarmee ook nuttig voor je team!

Belangrijke elementen van een effectief stroomschema

Als je een stroomschema gaat opstellen, is het handig om hier op te letten:

Het is in procesmanagementland gebruikelijk om standaardsymbolen te gebruiken voor specifieke elementen in je schema: bijvoorbeeld rechthoeken voor stappen, diamanten voor beslispunten en pijlen voor de flow helpen bij het uniformeren van de weergave en maken het schema herkenbaar voor gebruikers.

Daarnaast is het belangrijk om een duidelijke start- en eindpunt aan te geven in het stroomschema. Dit geeft gebruikers niet alleen een kader voor het proces, maar helpt ook bij het focussen op de doelstellingen. Door specifieke doelen te definiëren, kan het team beter begrijpen wat er bereikt moet worden en hoe de verschillende stappen bijdragen aan dat resultaat.

Verder moet een effectief stroomschema ook ruimte bieden voor opmerkingen of aanvullende informatie. Dit kan helpen bij het verduidelijken van stappen die mogelijk meer uitleg vereisen of bij het documenteren van belangrijke overwegingen.

Door deze elementen op te nemen, wordt het stroomschema niet alleen een visueel hulpmiddel, maar ook een waardevolle bron van informatie voor het team.

Gebruik tools!

Bij het maken van stroomschema’s zijn er verschillende tools en software beschikbaar die het proces kunnen vergemakkelijken. Een populaire optie is Microsoft Visio, een krachtig hulpmiddel voor het maken van verschillende soorten diagrammen, waaronder stroomschema’s. Visio biedt een breed scala aan sjablonen en vormen, waardoor het eenvoudig is om professionele stroomschema’s te creëren. Zelf gebruik ik deze het liefst. 

Een andere handige tool is Lucidchart, een online platform dat samenwerking en real-time feedback mogelijk maakt. Het stelt teams in staat om gezamenlijk aan stroomschema’s te werken en wijzigingen onmiddellijk te zien. Dit is vooral nuttig voor teams die op afstand werken of voor projecten waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn.

Daarnaast zijn er gratis tools zoals draw.io en Creately, die eenvoudige en gebruiksvriendelijke interfaces bieden voor het maken van stroomschema’s. Deze tools zijn ideaal voor kleinere projecten of voor teams die niet veel ervaring hebben met diagramsoftware. Door gebruik te maken van deze tools, kunnen organisaties efficiënt en effectief stroomschema’s maken die hun processen visueel weergeven.

Tot slot

Neem de tijd om stroomschema’s te ontwikkelen en te implementeren als een strategisch hulpmiddel in jouw organisatie. De voordelen zullen niet alleen zichtbaar zijn in de efficiëntie van processen, maar ook in de tevredenheid van medewerkers en de kwaliteit van de output!