Hoe betere gesprekken je afdeling verder helpen

Ken je dat beeld van een politicus die een gebouw uitloopt, en meteen een microfoon onder zijn neus krijgt? De journalist wil een reactie op een actuele kwestie, maar wat volgt is een wollig verhaal vol omtrekkende bewegingen.

Je ziet het niet alleen op het Binnenhof. In veel organisaties gebeurt dit ook: mensen voelen zich overvallen door een vraag, zijn zich bewust van alle gevoeligheden en belangen, en raken verstrikt in vaagheid. Niet omdat ze niets te zeggen hebben, maar omdat ze het gesprek niet goed weten te voeren.

Als niemand echt zegt wat-ie bedoelt

Ik begeleidde eens een afdeling waar besluitvorming bijna niet van de grond kwam. Niet omdat mensen niet wilden. Integendeel. Maar er werd veel overlegd, nog meer gereviewed, en nergens echt doorgepakt. Iedereen zat met elkaar in een soort beleefde impasse.

Heel eerlijk: wat hier speelde was een klassieker. Als je het eenmaal ziet, herken je het overal. Documenten gaan van A naar B naar C. Ergens in die keten raakt de oorspronkelijke bedoeling zoek. De vraag wíe nu eigenlijk eigenaar is van de opdracht blijft onuitgesproken. En de gesprekken -áls die er al zijn- blijven hangen in voorzichtigheid of frustratie.

Een ‘andere’ vraag verandert alles

Een van de meest verhelderende stappen in zo’n situatie is teruggaan naar de basis. Even uitzoomen. Niet meteen de structuur aanpassen, maar eerst het gesprek voeren: Wat is eigenlijk onze toegevoegde waarde als team of afdeling? Wat zou er gebeuren als we er morgen niet meer waren?

Je kunt deze oefening op teamniveau doen, met elk team apart. En daarna de puzzelstukjes bij elkaar leggen. Waar overlappen we? Waar valt iets tussen wal en schip? En vooral: waar zit de frictie in het huidige proces?

Zo’n gesprek is geen ‘even tussendoor’. Het vraagt dat je mensen uit de waan van de dag haalt. Letterlijk ook – op een andere locatie werkt vaak het best. En met een goede gespreksstructuur voorkom je dat het blijft bij vrijblijvende gedachten of losse flodders.

Goede gesprekken kosten tijd… maar besparen die ook

Als je dit soort gesprekken begeleidt, of als leidinggevende voert, is het soms zoeken naar de juiste insteek. Hoe zorg je dat mensen zich uitspreken zonder te polariseren? Hoe houd je de balans tussen inhoud, proces en relatie?

Dát zijn de gesprekken die het verschil maken. Die ruimte geven om te herijken, zonder dat alles op losse schroeven komt te staan. Die helpen om iemands expertise écht op de juiste plek te krijgen. En ja, soms betekent dat iemand van team A beter tot z’n recht komt in team B.

Hulp nodig bij die gesprekken?

Zit jij met een afdeling waar veel gebeurt, maar de vaart ontbreekt? Of wil je als leidinggevende betere gesprekken voeren over wie waar het best tot zijn recht komt? Download dan mijn gratis toolkit Krachtige gesprekken voeren. Je krijgt hiermee handvatten om die gesprekken effectiever, veiliger én concreter te maken. Zodat jij de vragen durft te stellen die anderen vermijden – en het gesprek helpt kantelen.