Nooit meer vastlopen op inhoud, proces en relatie
Loopt de samenwerking niet lekker binnen jouw team of tussen afdelingen? Je hebt alles duidelijk gecommuniceerd, maar toch blijven er misverstanden. Deadlines worden gemist, verwachtingen lopen uiteen, en soms lijkt het alsof je tegen een muur praat. Wat nu??
In dit artikel ontdek je een verfrissende benadering van communiceren, namelijk die van inhoud, proces en relatie. Deze drie kom je in elk gesprek tegen – of je nu met collega’s, leidinggevenden of externe partners praat:
- Inhoud → Wat wordt er gezegd?
- Proces → Hoe lopen de afspraken en structuren?
- Relatie → Wie zegt het en hoe is de samenwerking?
Veel mensen richten zich vooral op de inhoud, terwijl juist de proces- en relatiedimensie vaak de sleutel zijn tot betere samenwerking. Laten we eens kijken hoe dat werkt. […geen tijd om het hele artikel te lezen? Download hier de toolkit Krachtige gesprekken voeren]
Inhoud, proces en relatie uitgelegd
Stel, je bent teamleider en werkt samen met een andere afdeling. De samenwerking verloopt moeizaam: producten worden te laat opgeleverd, en er is onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Hoe pak je dit aan?
1. Inhoud: de directe aanpak
Je richt je puur op feiten en afspraken: ‘Deze opgeleverde producten voldoen niet aan de vraag op punt A, B en C. Graag vóór datum X opleveren met de volgende aanpassingen: ….’
Duidelijk en to the point. Maar… als de samenwerking al stroef loopt, kan dit als een harde eis overkomen en weerstand oproepen.
2. Proces: de gestructureerde aanpak
Je kijkt naar de manier waarop het werk is georganiseerd: ‘Mijn afdeling moet elke maand rapportage Y opleveren. Daarvoor hebben we van jullie de volgende producten nodig. Kunnen we een tussentijdse check op punt A, B en C inplannen, zodat er nog ruimte is voor een revisieronde?’
Hiermee anticipeer je op problemen en voorkom je last-minute stress. Maar… als er een vertrouwensbreuk is, kan zelfs een procesmatige benadering nog weerstand oproepen.
3. Relatie: de verbindende aanpak
Je begint met de mens achter de taak en zoekt naar een gezamenlijke insteek: ‘Is het bij jullie ook zo druk in deze periode? Ik wil onze planning even tegen je aanhouden, zodat het jullie later niet te veel extra werk oplevert. Heb je deze week een halfuurtje tijd?’
Je creëert goodwill en zet de toon voor een samenwerking op basis van vertrouwen. Vaak is dit dé manier om een stroef lopende samenwerking weer op gang te krijgen.
Situatie-afhankelijk, maar impactvol
De ene benadering is niet per se beter dan de andere; het hangt af van de situatie. Maar veel professionals (en zeker die op kennisintensieve plekken) zijn zich niet bewust van hoe vaak ze te snel de inhoud in duiken, terwijl een kleine verschuiving in proces of relatie méér effect heeft. Wil je direct ontdekken waar jouw gesprekken vastlopen? Download de toolkit Krachtige gesprekken voeren. Onderaan kun je ‘m aanvragen.
Zoek de overeenkomsten
Wat altijd een goed idee is, is om (op mensniveau) op zoek te gaan naar overeenkomsten met jou en de ander. Dat kan zo triviaal zijn als het feit dat iedereen de grote baas een prutser vindt, het gegeven dat je kinderen in dezelfde leeftijd hebt, of iets anders dat maar zijdelings te maken heeft met het werk. Het kan een startpunt zijn om goeie sprongen op de inhoud of het proces te maken.
Contact hoeft niet altijd functioneel te zijn. Soms is een koffiemoment waardevoller dan een strakke agenda. Misschien ontdek je zo wat écht speelt en krijg je het gesprek makkelijker in beweging.
Doorpakken met deze nieuwe inzichten?
Denk je nu, this makes sense, maar hoe pas ik dit toe op mijn eigen (werk) situatie? Download dan hieronder de toolkit Krachtige gesprekken voeren. Hierin vind je o.a. praktijkvoorbeelden en een handige quickscan om te achterhalen op welk niveau jullie gesprekken blijven steken.
Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo, hbo en wo bij het bouwen van succesvol gestroomlijnd onderwijs. Op deze website schrijft ze regelmatig over het snijvlak van procesmanagement, onderwijskwaliteit én het inzetten van jezelf als instrument voor verandering in en met je werk. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.