Slim gebuik maken van de jaarcyclus

Hoger onderwijs (maar ook middelbaar onderwijs) is opgebouwd uit cycli. Grof gezegd kun je spreken van een grote cyclus, zijnde de zesjaarlijkse accreditatiecyclus, en een kleine cyclus; die van het academisch jaar. 

En dan is er tot slot ook nog het aantal periodes binnen een academisch jaar of schooljaar, en die verlopen ook allemaal in hetzelfde stramien: in week 1 staten de colleges van die periode, in week 10 zijn de tentamens, en afhankelijk van hoe je het als instelling indeelt zijn er eventueel nog tussentijdse toetsweken en misschien een studievrije week vlak voor de tentamens. 

Werkdruk

Elk jaar komen er ongeveer dezelfde werkzaamheden langs op ongeveer hetzelfde moment. Hoe zorg je dan dat je niet elk jaar het wiel opnieuw uit zit te vinden? En hoe krijg je meer zicht op de werkdruk door het jaar heen?

Door de jaarcyclus als uitgangspunt te nemen. En door gedurende het hele jaar een globaal logboek bij te houden van wat je doet in bepaalde periodes. Dit kan op allerlei manieren. Zelf werk ik graag met een schaduwagenda in Outlook waarin ik activiteiten noteer. Maar het kan ook prima in Excel of Word (schrijf de data of in ieder geval de maand op bij elke activiteit). 

Een jaar en een beetje

Heb je gedurende een jaar en een beetje, je werkzaamheden bijgehouden? Dan ben je al zodanig ingewerkt in je rol dat je kunt bepalen wat je het komende jaar ook rond die tijd wilt doen, of wat je wilt verschuiven naar een ander moment (of wat misschien beter door iemand anders opgepakt lang worden…). 

Ik zeg bewust: een jaar en een beetje. Want de kans is groot dat je toen je begon met het bijhouden van je activiteiten, je nog niet genoeg overzicht had en er wat dingen niet op je lijst zijn gekomen die je wel moet onthouden. En ook later in het tweede jaar zul je dit blijven merken.

Eerste, tweede en derde jaar van de cyclus

Wat ik vaak zie in cyclische banen is dat het eerste jaar bestaat uit het leren kennen van de cyclus. Het tweede jaar is verdiepend; je gaat nu zien waar de werkdruk ontstaat. (Dat merkte je in het eerste jaar vast ook al, maar omdat alles toen nieuw was kostte het sowieso al meer tijd en denkwerk. Die fase heb je in het tweede jaar gehad, waardoor je met andere ogen kijkt). 

Vanaf het derde jaar kun je je processen gaan optimaliseren: je weet inmiddels hoeveel ruimte er is om te schuiven met activiteiten, en wat je eventueel kunt combineren of juist uitbesteden. 

Momentum

De start van een academisch jaar is bij uitstek een geschikt moment om te beginnen met het bijhouden van je activiteiten. We zijn nu net een paar weken bezig, dus begin er vandaag nog mee!

 

Denk je nu: ‘Ik snap het idee, maar ik kom er maar niet toe om hiermee te starten’, neem dan contact met me op. Dan plannen we een half uurtje sparren en daarna kun jij starten. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.