Jaarverslag opleidingscommissie: wat zet je erin?

Het academisch jaar loopt ten einde en een nieuw jaar staat voor de deur. Wellicht met een wisseling van commissieleden in de Opleidingscommissie.

Dit is een goed moment om de balans op te maken: wat hebben we als opleidingscommissie gedaan, wat hebben we bereikt, en wat zijn onze ambities voor komend jaar? Een logische manier van documenteren van deze punten is een jaarverslag, naast dat het ook een wettelijke verplichting is (zie WHW artikel 9.18, lid 1).

Beleid versus verslaglegging

Belangrijk bij een jaarverslag van de opleidingscommissie is het onderscheid tussen beleid en verslaglegging. Zo kom ik jaarverslagen tegen waarbij je als lezer langzaam in slaap sukkelt, omdat het verslag bol staat van lappen tekst die er helemaal niet in horen.

Meestal gaat het dan om beleidsinformatie, bijv. over hoe nieuwe leden worden geworven, hoe de werkwijze van de commissie is, of hoe de communicatielijnen tussen de commissie en andere gremia lopen. Het komt zelfs voor dat hele wetteksten uit de WHW in een jaarverslag terecht komen.

Specifiek tijdsbestek

Allemaal informatie die inderdaad belangrijk is om ergens te documenteren, want het laat zien hoe stevig de basis is van de commissie. Alleen het zegt niet veel over wat er in een specifiek collegejaar is gedaan. Bovendien kun je met zaken als wetteksten prima volstaan met een verwijzing naar de URL van die tekst.

Zorg dus dat je de aandacht van de lezer grijpt én behoudt.

Dit doe je door je te richten op wat je bereikt hebt, en waarom dit belangrijk is voor student en docent.

Structuur

De lezer scherp houden, begint al bij de inhoudsopgave. Niet veel mensen krijgen zin om verder te lezen als ze zien dat er 15 hoofstukken in evenveel bladzijden zijn gepropt om te vertellen wat de commissie heeft gedaan. [dat kan ook wat zeggen over de mate van focus van de commissie, maar dat is weer een andere discussie…].

En er zijn nog meer punten. Een overzicht:

1. Een jaarverslag zou niet meer dan 3 á 4 pagina’s moeten omvatten.

2. Zorg voor een logische opbouw:

   Start met de samenstelling van de commissie; hoe vaak er vergaderd is, en vermeld evt. (vaste) toehoorders.

   Geef een overzicht van enerzijds gevraagde adviezen en anderzijds ongevraagde adviezen. Per advies enkele regels met aanleiding/context en het uitgebrachte advies.

   Onderwerpen waarop instemming is gevraagd/gegeven kun je hier ook vermelden.

   Verder kun je als commissie een korte reflectie op het afgelopen jaar geven. Zeker nu, met de vele aanpassingen die er gedaan moesten worden in het onderwijs, kan dit interessant zijn als achtergrond op de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Ook kun je een reflectie geven op het proces rondom de kwaliteitsafspraken /studievoorschotmiddelen.

3. Bij de adviezen/instemming die zijn gegeven hoef je je voor het jaarverslag niet te beperken tot enkel vraagstukken die vanuit de opleiding zijn gekomen. Ook wanneer je met bijvoorbeeld de studentenraad of Kwaliteitszorg een vraagstuk hebt behandeld, kun je dit hier vermelden.

4. Geef een overzicht van speerpunten voor het aankomende jaar.

5. Heb je een jaarplan opgesteld? Deze kan als bijlage worden toegevoegd.

Hoe te beginnen?

Wordt dit jaar het eerste jaar dat je een jaarverslag opstelt en zoek je een startpunt? Pak dan de vergaderagenda’s van het afgelopen jaar erbij en kijk welke punten er op de agenda stonden.

Wellicht zijn er aan de start van het jaar speerpunten geformuleerd? Dit kan allemaal helpen in het opstellen van een inhoudsopgave.

Maar let op, wees beknopt; schrijf de kern op. Wil je meer kwijt, stop het in een bijlage of verwijs naar een andere bron. En tot slot: zorg dat je het jaarverslag publiceert op een plek waar de studenten en docenten het kunnen inzien.

Meer houvast nodig?

Speciaal voor opleidingscommissies maakte ik de gratis minigids: De 3 grootste blinde vlekken van Opleidingscommissies. Een compacte gids die je helpt om te focussen op de juiste thema’s en keuzes te maken in je jaarplan en verslag.