Zo maak je als opleidingscommissie een sterk jaarverslag (zonder papierwinkel)
Deze week sprak ik met de voorzitter van een opleidingscommissie. Ze vroeg me: ‘Waarom zou je als OC eigenlijk een jaarverslag maken?’
Ik snapte meteen waar ze op doelde, want het risico is duidelijk: een extra document, weer wat pagina’s erbij, en misschien kijkt er niemand ooit naar. En tóch is het waardevol om als opleidingscommissie jaarlijks even stil te staan. Niet alleen bij wat je hebt gedaan, maar ook: waar wil je naartoe?
Zie het schrijven van een jaarverslag als een reflectiemoment. Net als in zoiets als een gesprek in de R&O-cyclus: Wat ging er goed in dit studiejaar, en wat verdient aandacht? Wat zijn je ambities? En: waar wil je als OC het verschil maken?
Wat hoort er in een goed OC-jaarverslag?
Een effectief jaarverslag is géén beleidsdocument. Het is ook geen knip-en-plakwerk uit de WHW of een overdosis structuurinfo voor nieuwe leden (daarvoor maak je beter een apart inwerkdocument).
Wat dan wel?
- Een terugblik: wie zaten er in de commissie, welke onderwerpen heb je opgepakt, welke adviezen gegeven — en wat is het effect daarvan geweest?
- Een vooruitblik: wat wil je in het komende jaar bereiken, welke speerpunten kies je bewust, en wat zijn onderwerpen waar je op langere termijn aandacht aan wilt geven?
Heb je als opleidingscommissie bijvoorbeeld een training gevolgd of een andere vorm van professionalisering gedaan, dan hoort dat er zeker ook in. En speelt er iets groots in de opleiding — accreditatie, grote innovatie, of iets anders? Dan kun je in je verslag aangeven welke rol jullie daarbij nemen.
Hoe kom je aan je speerpunten?
Daarvoor hoef je het niet alleen te doen. In gesprek met de opleidingsdirectie ontdek je al snel welke ambities de opleiding zelf heeft. Misschien is er zelfs al een opleidingsjaarverslag — ook dat is een goede bron van informatie.
Pro tip: heeft de opleiding dat verslag niet? Je helpt ze op weg door ze mijn blog over het nut van een jaarverslag voor opleidingen te sturen.
Hou het kort
Denk nu niet meteen dat je een boekwerk moet schrijven. Alles wat hierboven staat past prima in 2 à 3 A4. Gebruik de OC-agenda’s en notulen van het afgelopen jaar als basis, dan is het grotendeels een kwestie van structureren en samenvatten.
En waarom is dit eigenlijk zo belangrijk?
Als opleidingscommissie heb je niet alleen een adviserende, maar óók een toezichthoudende rol. In het geval dat het ergens structureel misgaat in de opleiding, moet je stevig kunnen staan. En dat betekent: grip hebben op je eigen functioneren.
Een goed opgesteld jaarverslag helpt je daarbij. Voor jezelf, voor de opleiding, én richting het hogere management. Het toont aan dat je bewust bezig bent met je rol en impact.
Een frisse blik
Een jaarverslag helpt je om met afstand naar jullie werk te kijken. Maar juist als je dat doet, kom je er soms achter dat je op automatische piloot draaide. Misschien dacht je veel impact te maken, maar bleef het effect uit. Of misschien zat je vooral in de reactie-stand, zonder duidelijke koers.
Dat zijn vaak signalen van een blinde vlek — en precies daarom is reflectie zo waardevol. Vraag je je af of jullie misschien een valkuil over het hoofd zien in het maken van echte impact?
In de gratis minigids De 3 grootste blinde vlekken van opleidingscommissies lees je:
- wat OC’s vaak over het hoofd zien (zelfs als ze hard werken);
- hoe je je rol scherper neerzet zonder activistische kramp;
- en waarom sommige adviezen niet landen bij het management.
Download ‘m hieronder en ontdek waar jouw opleidingscommissie kan bijsturen.
Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het opsporen én oplossen van weeffouten in de onderwijsorganisatie. Op deze website schrijft ze regelmatig over haar unieke werkwijze, die leidt tot integrale verbetering van het onderwijsproces zonder dat het op een reorganisatie uitdraait. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.
More to explore...
Strategie, cultuur en structuur, zijn ze in evenwicht?
Ik las laatst de quote ‘Culture eats strategy for breakfast’, van Peter Drucker. Altijd leuk om zo’n gouwe ouwe er weer even
Een mogelijk moeizame samenwerking? Denk er goed over na
Deze week geef ik weer een praktijkvoorbeeld van hoe inhoud, proces en relatie elkaar kunnen beïnvloeden. ‘Zucht, de aannemer die we hadden
Nóg eens 7 tips voor een succesvolle enquête!
Een enquête die écht bruikbare informatie moet opleveren, vraagt wel wat voorbereiding. Dat betekent dat je wat meer tijd kwijt bent aan
Zonder het risico te willen lopen op een hele papierwinkel waar niemand meer naar kijkt, is het desalniettemin goed om als opleidingscommissie elk jaar een moment te nemen om terug en vooruit te blikken in een (kort) jaarverslag.
Benader het als een soort beoordelingscyclus, maar dan anders: wat zijn je ambities voor het komende jaar, waar wil je naartoe bewegen? Maar ook: wat heb je het afgelopen jaar gedaan, ben je daar zelf tevreden over en hoe denken andere betrokken erover? In het geval van een opleiding kun je die ‘anderen’ lezen als de studenten die het onderwijs genieten.
In de afgelopen jaren heb ik opleidingscommissies gezien die al jaren bestaan maar nog nooit een jaarverslag hadden opgesteld; commissies die jaarlijks een heel uitgebreid boekwerk opstellen, en commissies die ergens in het midden zaten.
Maar wat is nou echt nodig, en waarom eigenlijk?
Een jaarverslag biedt je de kans om voor jezelf te beoordelen: hebben wij ertoe gedaan het afgelopen jaar en waar willen we het verschil volgend jaar maken? Je zit toch in die commissie met een reden, dan wil je ook wel iets bereiken, toch?
Stel een aantal speerpunten vast voor het aankomende jaar; dan weet je meteen waar je over een jaar op kunt terugblikken (naast alles wat je als OC toch wel bespreekt, zoals de vakevaluaties).
Opleidingsjaarverslag
Hoe bepaal je je speerpunten? In gesprek met de opleidingsdirectie kun je erachter komen waar de opleiding het komende jaar (of jaren) aan wil gaan werken. Deze informatie zou je overigens ook kunnen halen uit een jaarverslag dat de opleiding opstelt. Vraag er eens naar als je de opleidingsdirectie spreekt!
Heeft de opleiding geen jaarverslag? In een eerder deel van dit drieluik kun je lezen over het nut van zo’n verslag voor de opleiding. Of: stuur de link door naar het opleidingsmanagement…
Beleidsdocument
Let wel op; een jaarverslag is met nadruk géén beleidsstuk, in de zin dat je hier niet in zet wat het officiële takenpakket is, wat er in de WHW staat over medezeggenschap welke overlegstructuren er bestaan binnen de faculteit of het instituut, en welke werkwijzen de OC erop nahoudt.
Dit is allemaal informatie die zeker goed is om ergens op papier te zetten, maar dan vooral als inwerkdocument voor nieuwe leden. Het is statische informatie die maar heel beperkt thuishoort in een momentopnamedocument als een jaarverslag.
Wat dan wel?
Een jaarverslag is bij uitstek het document voor een terugblik: wie zaten er in de commissie, welke projecten heb je opgepakt, over welke onderwerpen heb je een advies uitgebracht (en waartoe heeft het geleid)… Heb je als OC een professionaliseringsslag gemaakt door bijvoorbeeld een OC-training te doen, dat zet je dat ook in je jaarverslag.
Tot slot kun je wat zeggen over wat er in de opleiding gebeurd is: bijvoorbeeld een visitatie, dit vonden wij er als OC van, en naar aanleiding daarvan gaan we komend jaar de volgende punten onderzoeken.
Hierna kijk je vooruit: wat doen we jaarlijks, wat zijn onze speerpunten, en zijn er misschien langetermijnonderwerpen die we nu al willen benoemen. Hier kun je de link leggen naar het Opleidingsjaarverslag.
Kort en bondig
Het lijkt misschien veel, maar het hierboven genoemde moet je in maximaal 3 A4 kunnen vatten. Pak de agenda’s van de vergaderingen erbij, dan heb je meteen de onderwerpen die in je jaarverslag moeten. Heb je een goeie verslaglegging door het jaar heen, dan is het een kwestie van copy-paste en dan ben je er al bijna.
Governance
Stel het verslag op voor jezelf als OC, maar ook voor de opleiding én voor het hogere management. Als OC ben je in zekere zin toezichthouder van de opleiding. In het geval dat het gierend uit de hand loopt met een opleiding, heb je als OC de taak om aan de bel te trekken.
Om jezelf als goed toezichthouder te kunnen waarborgen, is het daarom belangrijk dat je je administratie en verslaglegging op orde hebt. Een (kort en bondig) jaarverslag maakt daar ook deel van uit.
Begint het je te duizelen en vraag je je af of jouw Opleidingscommissie wat professionalisering kan gebruiken? Ik geef regelmatig maatwerktrainingen aan opleidingscommissies, waarin we de theorie relateren aan de praktijk van jouw commissie én opleiding.
In een workshop van één dagdeel maak je zo een grote sprong in het professionaliseren van jouw commissie. Neem contact met me op voor meer informatie.