R&O-cyclus rondom onderwijs (3 – slot): Opleidingscommissie

Zonder het risico te willen lopen op een hele papierwinkel waar niemand meer naar kijkt, is het desalniettemin goed om als opleidingscommissie elk jaar een moment te nemen om terug en vooruit te blikken in een (kort) jaarverslag.

Benader het als een soort beoordelingscyclus, maar dan anders: wat zijn je ambities voor het komende jaar, waar wil je naartoe bewegen? Maar ook: wat heb je het afgelopen jaar gedaan, ben je daar zelf tevreden over en hoe denken andere betrokken erover? In het geval van een opleiding kun je die ‘anderen’ lezen als de studenten die het onderwijs genieten. 

In de afgelopen jaren heb ik opleidingscommissies gezien die al jaren bestaan maar nog nooit een jaarverslag hadden opgesteld; commissies die jaarlijks een heel uitgebreid boekwerk opstellen, en commissies die ergens in het midden zaten. 

Maar wat is nou echt nodig, en waarom eigenlijk?

Een jaarverslag biedt je de kans om voor jezelf te beoordelen: hebben wij ertoe gedaan het afgelopen jaar en waar willen we het verschil volgend jaar maken? Je zit toch in die commissie met een reden, dan wil je ook wel iets bereiken, toch?

Stel een aantal speerpunten vast voor het aankomende jaar; dan weet je meteen waar je over een jaar op kunt terugblikken (naast alles wat je als OC toch wel bespreekt, zoals de vakevaluaties). 

Opleidingsjaarverslag

Hoe bepaal je je speerpunten? In gesprek met de opleidingsdirectie kun je erachter komen waar de opleiding het komende jaar (of jaren) aan wil gaan werken. Deze informatie zou je overigens ook kunnen halen uit een jaarverslag dat de opleiding opstelt. Vraag er eens naar als je de opleidingsdirectie spreekt!

Heeft de opleiding geen jaarverslag? In een eerder deel van dit drieluik kun je lezen over het nut van zo’n verslag voor de opleiding. Of: stuur de link door naar het opleidingsmanagement…

Beleidsdocument

Let wel op; een jaarverslag is met nadruk géén beleidsstuk, in de zin dat je hier niet in zet wat het officiële takenpakket is, wat er in de WHW staat over medezeggenschap welke overlegstructuren er bestaan binnen de faculteit of het instituut, en welke werkwijzen de OC erop nahoudt.

Dit is allemaal informatie die zeker goed is om ergens op papier te zetten, maar dan vooral als inwerkdocument voor nieuwe leden. Het is statische informatie die maar heel beperkt thuishoort in een momentopnamedocument als een jaarverslag. 

Wat dan wel?

Een jaarverslag is bij uitstek het document voor een terugblik: wie zaten er in de commissie, welke projecten heb je opgepakt, over welke onderwerpen heb je een advies uitgebracht (en waartoe heeft het geleid)… Heb je als OC een professionaliseringsslag gemaakt door bijvoorbeeld een OC-training te doen, dat zet je dat ook in je jaarverslag.

Tot slot kun je wat zeggen over wat er in de opleiding gebeurd is: bijvoorbeeld een visitatie, dit vonden wij er als OC van, en naar aanleiding daarvan gaan we komend jaar de volgende punten onderzoeken. 

Hierna kijk je vooruit: wat doen we jaarlijks, wat zijn onze speerpunten, en zijn er misschien langetermijnonderwerpen die we nu al willen benoemen. Hier kun je de link leggen naar het Opleidingsjaarverslag. 

Kort en bondig

Het lijkt misschien veel, maar het hierboven genoemde moet je in maximaal 3 A4 kunnen vatten. Pak de agenda’s van de vergaderingen erbij, dan heb je meteen de onderwerpen die in je jaarverslag moeten. Heb je een goeie verslaglegging door het jaar heen, dan is het een kwestie van copy-paste en dan ben je er al bijna. 

Governance

Stel het verslag op voor jezelf als OC, maar ook voor de opleiding én voor het hogere management. Als OC ben je in zekere zin toezichthouder van de opleiding. In het geval dat het gierend uit de hand loopt met een opleiding, heb je als OC de taak om aan de bel te trekken.

Om jezelf als goed toezichthouder te kunnen waarborgen, is het daarom belangrijk dat je je administratie en verslaglegging op orde hebt. Een (kort en bondig) jaarverslag maakt daar ook deel van uit. 

 

Begint het je te duizelen en vraag je je af of jouw Opleidingscommissie wat professionalisering kan gebruiken? Ik geef regelmatig maatwerktrainingen aan opleidingscommissies, waarin we de theorie relateren aan de praktijk van jouw commissie én opleiding.

In een workshop van één dagdeel maak je zo een grote sprong in het professionaliseren van jouw commissie. Neem contact met me op voor meer informatie. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.