In het jarenlang werken met onderwijsorganisaties ben ik steeds beter gaan begrijpen hoe belangrijk het is om het onderscheid te maken tussen symptomen en oorzaken van het gerommel dat kan ontstaan in onderwijsteams.

Dit inzicht helpt je om niet vast te blijven zitten in de symptomen, maar om daadwerkelijk de onderliggende oorzaken aan te pakken.

Symptomen herkennen

Ik leg het je graag uit met een voorbeeldje.

Wanneer je bij een dokter komt, vraag hij waar je last van hebt. Jij beschrijft dan de symptomen, bijvoorbeeld pijn aan je knie. Het probleem is dan dat je moeilijk loopt. Maar de dokter moet dieper graven om de oorzaak te achterhalen.

Hetzelfde geldt voor organisaties. Een aantal jaar geleden kwam ik te werken met een team waarin mensen met elkaar botsten. Er speelde meer dan wat ik hier prijsgeef, maar even plat gezegd: de ene voelde zich gepasseerd, terwijl de ander vond dat de eerste moeilijk deed. Iedereen dacht over de ander: ‘Je ziet het verkeerd’. Alleen precies dat, zo’n sterke mening die je hebt (en uitstraalt) over de ander – dat waren de symptomen. 

Nu, als ik terug kijk, zie ik inderdaad dat er onder die symptomen iets anders zat. In dat team zat het ‘m in onduidelijkheid rondom taakverdeling en leiderschap over je rol nemen. Achteraf is het natuurlijk makkelijk praten… En toch kunnen we er iets van leren. 

Blijven hangen in symptomen

De onderliggende oorzaak worden namelijk vaak niet benoemd. (Mede omdat men er gewoon te dicht bovenop zit) Dit leidt ertoe dat teams blijven hangen in symptomen. Zo kan elke teamvergadering en e-mail als je niet uitkijkt, uitmonden in een bron van frustratie. Dit is ook waarom mensen weggaan; ze zijn het gedoe zat en voelen zich niet serieus genomen.

Managers proberen vaak om om de symptomen heen te werken, maar dat is net als een icepack op een pijnlijke knie leggen: het biedt tijdelijke verlichting, maar lost het probleem niet op.

Verder op onderzoek uitgaan

Wat veel beter zou zijn, is dieper onderzoek doen naar de oorzaken. 

Ik geef je een idee over hoe ik dit aanpak:

1. Inventarisatie: begin met een inventarisatie van wat alle teamleden op dagelijkse basis doen.
2. Doelen en processen: onderzoek wat het team precies moet opleveren en welke processen daarin een rol spelen.
3. Relaties tussen activiteiten en processen: bekijk hoe deze dagelijkse activiteiten zich verhouden tot de onderliggende processen.
4. Vaak zie je dan al waar de gaten of juist de ophopingen ontstaan.
5. Optimalisatie: herzie de rollen binnen het team om te zien waar optimalisatie mogelijk is.

Dit kan zowel in de processen als in de taakverdeling, overlegstructuur en samenwerking zijn.

Het wordt er écht beter van…

Mensen zijn vaak huiverig om dingen in hun werk te veranderen. Maar als ze zien dat de veranderingen de gaten en hobbels wegnemen, worden ze enthousiast. Als manager profiteer je hier ook van: de verhoudingen verbeteren en de samenwerking verloopt soepeler, net zoals soepelere knieën minder pijn geven bij het lopen.

Herken je deze situatie in jouw team? Vraag je dan af of je naar een symptoom kijkt of dat je de oorzaak al in beeld hebt. 

Bespreek het samen met mij: plan een gesprek via de button hieronder.