Kun jij al schakelen tussen inhoud, proces en relatie?

In elke interactie tussen twee partijen (zakelijk of privé) heb je te maken met een paar factoren die je als startpunt kunt gebruiken: inhoud, proces en relatie. Je kan zelfs emotie ook meenemen als aparte factor, maar die laat ik hier even buiten beschouwing, want die kun je meestal wel onder de relatie vatten. (of je gaat voor het thema Emotie weer de driedeling maken: is het een emotie gekoppeld aan de inhoud, aan het proces, of aan de relatie?)

Maar voordat we afdwalen… laten we even teruggaan naar het begin.

Inhoud, proces en relatie

Stel, je bent teamleider van een afdeling die moet samenwerken met een andere afdeling, maar die samenwerking loopt niet zo soepel. Je moet regelmatig over en weer producten aanleveren, waarmee het andere team dan weer verder kan. Jij en de andere teamleider zijn meestal degene die overleggen over de benodigdheden en deadlines. 

Dan kun je de situatie vrij lineair benaderen en je puur richten op de inhoud. Een bericht aan de andere afdeling kan er dan ongeveer zo uitzien: ‘Deze opgeleverde producten voldoen niet aan de vraag op punt A, B en C, graag vóór datum X opleveren met de volgende aanpassingen: ….

Je kunt de situatie ook op procesniveau benaderen, dat ziet er dan ongeveer zo uit: ‘Zoals je weet moeten wij elke maand rapportage Y opleveren aan het management, daarvoor hebben we van jullie de volgende producten nodig. Om nog een tussentijdse (gezamenlijke) kwaliteitscontrole te kunnen doen op punt A, B en C, willen we je vragen om de producten op te leveren op datum X, zodat er nog genoeg tijd is voor een revisieronde‘.

Zie hier ook dat je nu voor jezelf al hebt nagedacht over een eventuele tussentijdse check, en daar dus al tijd voor inruimt in je eigen planning. Handig, en voorkomt stress tegen de deadline aan. 

Als derde benadering kun je ook de relatie als startpunt nemen. Dan gaat ‘ie misschien ongeveer zo: ‘Is het bij jullie ook zo druk in deze periode? Ik ben op dit moment bezig om de maandelijkse rapportage Y te verwerken in onze algehele planning, zodat er tijd ingeruimd kan worden voor een tussentijdse check. Omdat jullie daar ook een bijdrage aan leveren, lijkt het mij prettig om even samen te overleggen hoe we het zodanig kunnen plannen dat ook jullie werkzaamheden niet te veel extra druk krijgen. Heb je tijd om deze week een halfuurtje te zitten om de planningen naast elkaar te leggen?‘ 

Situatie-afhankelijk

Zie je dat ik hierboven telkens wat meer woorden nodig had om te communiceren met de ander? Dat zegt op zich weinig; misschien kun jij het wel veel bondiger en dat is ook prima. Je kunt de relatiebenadering vaak ook goed telefonisch doen. Als je elkaars stem hoort, kan dat net een extra verschil maken…

De ene benadering is niet perse beter dan de andere; het hangt heel erg van de situatie af. Soms wil je een combinatie van proces en inhoud doen, en soms zul je eerst een tijdje moeten investeren in de relatie, voordat je het over de inhoud kunt hebben. 

Afstand nemen

In kennisintensieve omgevingen zie je dat mensen vrijwel meteen vol op de inhoud gaan, en zich niet bewust zijn van dat je ook resultaat op andere niveaus kunt boeken. Ik schrijf het vaker: door wat afstand te nemen, of door een ander te laten meekijken, ontdek je al snel genoeg of je in een bepaalde situatie de inhoud té belangrijk hebt gemaakt, waardoor je niet meer ziet dat er op proces- of relatieniveau sprake is van een patroon waarin je iets wilt veranderen. 

Zoek de overeenkomsten (in plaats van: zoek de verschillen)

Om (uiteindelijk) goede resultaten te bereiken kan het soms heel erg helpen om even te bedenken welke overeenkomsten jij en die andere teamleider hebben. Waar jullie common ground zit; waar je elkaar weer kunt vinden.

Dat kan zo triviaal zijn als het feit dat iedereen de grote baas een prutser vindt, het gegeven dat je kinderen in dezelfde leeftijd hebt, of iets anders dat maar zijdelings te maken heeft met het werk. 

Kijk waar je kunt aanhaken op mensniveau en neem dat als startpunt.

Vraag de ander of ze zin heeft in een koffie van het koffietentje in de hal (in plaats van de machine in de pantry); klets even over wat anders, en begin níet meteen over het werk.

Contact hoeft niet altijd functioneel te zijn

Contact hoeft niet altijd functioneel te zijn. Wie weet kom je erachter dat de ander met een lastige situatie zit waar jij bij kunt helpen en krijg jij en passant inzicht in wat de samenwerking [in het kader van jouw doelstellingen] vergemakkelijkt.

Dat had je allemaal niet geweten als je meteen over de inhoud was begonnen. Zo zie je dat een investering in de relatie, een versoepeling in het proces, en uiteindelijk waarschijnlijk een beter niveau inhoud als uitkomst heeft. 

Hoe werkt het bij jou?

Denk je nu, this makes sense, maar hoe pas ik dit toe op mijn eigen (werk) situatie? Ik kijk graag met je mee, en leer je dan hoe je (jezelf) de vragen stelt die nodig zijn om te kunnen switchen van het ene naar het andere niveau. Neem contact met me op. 

Meer lezen? Lees dan deze blog waarin ik een voorbeeld uit mijn praktijk bespreek. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.