Hoe vertaal je managementniveaus naar het werken in een onderwijsorganisatie?

In mijn werk als organisatieadviseur in het beroepsonderwijs merk ik dat het een enorme eyeopener is voor managers als ik ze vertel over dat je je onderwijsorganisatie kunt indelen in verschillende managementniveaus.

Niet dat het zulke rocket science is…maar wel omdat de ervaring leert dat dit raamwerk geen gemeengoed is in een kennisintensieve omgeving als het onderwijs.

Wat bedoel ik dan met deze managementniveaus, en vervolgens: hoe vertaal je ze naar je onderwijsorganisatie? Laten we eerst beginnen met de definities.

Managementniveaus

Managementniveaus zijn het makkelijkst af te lezen in een klassiek organogram, dat vaak de vorm heeft van een piramide. Bovenaan zit de manager, onderaan de medewerker op de vloer. De manager is richtinggevend – in organisatietaal noem je dit het strategische niveau. Onder de manager zit (in een simpel plaatje) de teamleider. Deze heeft een coördinerende rol – in organisatietaal noem je dit het tactische niveau. En tot slot de uitvoerend medewerker – in organisatietaal noem je dit het operationele niveau.

Let op: docenten, óók die in schaal 12, zitten in het operationele niveau. Waarom? Ze voeren uit wat er door de opleidingsmanager (op strategisch niveau) is vastgesteld in het curriculum.

Salarisschalen

Je kunt het managementniveau ook aflezen uit de salarisschaal die hoort bij de rol. Operationele/uitvoerende rollen zitten meestal in schaal 9 en lager; tactische/coördinerende rollen zitten vaak in schaal 10-11, en strategische/richtinggevende rollen zitten in schaal 12 en hoger.

Taken en verantwoordelijkheden

Wat kun je per managementniveau verwachten van de mensen in jouw onderwijsorganisatie? Ik geef je per laag een opsomming van wat ik vaak tegenkom.

• Strategisch = richtinggevend; beleidsplan vaststellen; opleidingsoverstijgende mijlpalen vastleggen; budgetbevoegdheid; vaststellen onderwijsaanbod; eindverantwoordelijk voor onderwijskwaliteit; leidinggeven; verbinding met (werk)veld; complexe werkomgeving; (digitale) systemen selecteren a.d.h.v. door tactisch aangeleverde requirements.

• Tactisch = coördineren; procesmanagement en -verbetering; samenwerken met andere procesmanagers; vaststellen (operationele) planning; vertaalslag maken van beleid naar uitvoering; schakel tussen inhoud, onderwijslogistiek, kwaliteitszorg en andere primaire processen; anticiperen op knelpunten; overzicht bewaren over het geheel van (operationele) activiteiten; (digitale) systemen inrichten; requirements voor (digitale) systemen opstellen; functioneel leidinggeven.

• Operationeel = werken met duidelijke instructies en deadlines; uitvoerende taken aan de hand van geleverde input; werken in/met (digitale) systemen; gebruikerservaring verzamelen en terugkoppelen naar tactisch; waar nodig werkbeschrijving opstellen van terugkerende activiteiten. NB: docenten (ja, zelfs die in schaal 12!) zijn in principe ook operationeel, want ze zitten aan het eind van de keten en ze voeren uit wat er in het curriculum staat.

Hoe kom je het beste tot je recht in deze indeling?

Eerlijk is eerlijk, als organisatieadviseur kom ik meestal binnen in een onderwijsorganisatie als het níet optimaal is ingericht. Wat ik dan zie, is dat mensen zijn gaan ‘hoppen’ tussen managementniveaus.

Meestal met de beste bedoelingen, alleen het gevolg is dat het dan op allerlei plekken begint te schuren tussen mensen, in processen en in de samenwerking. En het kan lastig zijn om te achterhalen waar de oorzaak zit daarvan.

Hulp inroepen

Managers gaan dan op zoek naar een teamcoach, terwijl het misschien nog veel beter is om een laag dieper te kijken. Namelijk naar: kan het zijn dat medewerkers ongemerkt een niveautje zijn opgeschoven? Het vraagt wat afstand én een andere blik om hier de vinger achter te krijgen. Wellicht helpt bovenstaande indeling je al op weg.

Wil je hier meer over lezen? Download dan hieronder het whitepaper dat ik hierover schreef.