Wat je mappenstructuur onthult over taakverdeling

Wanneer je start op een nieuwe werkplek, zijn er allerlei manieren om je een beeld te vormen van hoe de organisatie werkt. Eén daarvan is verrassend eenvoudig – en vaak over het hoofd gezien: de mappenstructuur.

Wat zegt een mappenstructuur over je organisatie?

De manier waarop bestanden worden opgeslagen – op een netwerkschijf, in Teams/Sharepoint, of in een andere gedeelde omgeving – laat vaak iets zien over hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld:

• Een heldere mappenstructuur met een logische opbouw? Dan is de kans groot dat de interne rolverdeling ook duidelijk is.
• Maar: kom je in een wirwar van submappen terecht waarin alles lijkt samen te komen? Dan is het goed mogelijk dat die onduidelijkheid zich ook op teamniveau voordoet.

In mijn werk kom ik beide uitersten tegen. Soms tref ik een strak georganiseerde omgeving waarin je niet zelf mappen mag aanmaken. En soms beland ik in een digitale brei, waar de structuur jarenlang met iedereen is meegegroeid – maar nooit is herzien.

Structuur als spiegel van je takenpakket

Bij één van die trajecten mocht ik de mappenstructuur opnieuw inrichten. Dat leek een praktische taak, maar bleek ook strategisch: tijdens het herstructureren werd pijnlijk zichtbaar dat het takenpakket van de rol veel te breed was geworden.

Er lagen verantwoordelijkheden op één plek die eigenlijk elders thuishoorden.

Het bouwen van een nieuwe mappenstructuur werd zo ook een manier om de taakverdeling opnieuw onder de loep te nemen. Wat hoort bij wie? Wat mag weg? En hoe zorgen we ervoor dat informatie toegankelijk blijft zonder dat alles overal staat?

Hoe maak je een mappenstructuur die werkt?

Er is niet één juiste manier – en dat hoeft ook niet. Het belangrijkste is dat de structuur logisch is voor jouw team. Een goed vertrekpunt: kijk eens naar de drie onderwerpen waaraan jij of je team de meeste tijd per week besteedt. Dat geeft vaak al richting voor een eerste indeling.

Een mapindeling waarbij je níet steeds hoeft na te denken of veel door moet klikken, is meestal een goede structuur. Soms helpt het om het eerst even op papier uit te schetsen, of om met collega’s te bespreken wat logisch voelt.

Denk aan je digitale keuken

Zie het als het inrichten van je keukenkastjes. Pannen bij het fornuis, koffiekopjes bij het espressoapparaat. Als iemand anders je keuken binnenloopt en snel iets kan vinden, dan is de indeling intuïtief. Datzelfde geldt voor je digitale werkomgeving.

En eerlijk is eerlijk: als je té vaak het gevoel hebt dat je ‘even iets in een mapje moet proppen omdat je anders niet meer weet waar het hoort’… dan is het misschien tijd om de hele structuur weer even tegen het licht te houden.

En misschien nog belangrijker: als de digitale structuur rammelt, is dat vaak een signaal dat de onderlinge taakverdeling ook aandacht vraagt.

Even sparren over je digitale structuur?

Soms is één gesprek genoeg om te zien waar de knelpunten zitten – en waar de oplossing eigenlijk al voor het oprapen ligt. Plan daarom hieronder vrijblijvend een korte call met me in, dan kijken we samen naar je mappenstructuur én je taakverdeling.