Hoe zorg je dat de medezeggenschap rondom de opleiding effectief wordt?

Wat is medezeggenschap?

Medezeggenschap gaat over het uitoefenen van invloed op zaken waar je ook daadwerkelijk bij betrokken bent. Kijk je hiernaar vanuit het (hoger) onderwijs, dan zie je in een instelling verschillende niveaus van medezeggenschap. Daarbovenop heb je nog verschillende doelgroepen: enerzijds de student en anderzijds de medewerker.

Op instellingsniveau heb je dit onderscheid, en op het niveau van de faculteit/academie meestal ook. Op opleidingsniveau zitten studenten en medewerkers (specifiek: docenten) sámen in een medezeggenschapsorgaan: de opleidingscommissie.

In dit artikel kijken we specifiek naar medezeggenschap op opleidingsniveau. Wanneer weet je dat het wel goed zit met de medezeggenschap op opleidingsniveau?

Kenmerken van sterke medezeggenschap

Een goeie indicatie van een sterke medezeggenschap is als de commissie goed weet wat haar rechten en plichten zijn, en wat haar positie is ten opzichte van de opleiding. Je herkent dit aan dat de commissie tijdig in het besluitvormingsproces al aangehaakt wordt om mee te denken, en niet pas helemaal aan het eind (en het een ‘moetje’ wordt om nog even langs de OC te gaan…).

Als opleidingsmanagement vraagt dit dus ook een scherpere blik; je komt er niet meer zo snel mee weg als je beperkte info geeft over een onderwerp waar de OC instemmingsrecht op heeft. Dat kán de opleiding als vervelend ervaren, maar uiteindelijk komt het een gedegen besluitvorming wel te goede.

Taken en bevoegdheden

Hoe zorg je ervoor dat je als opleidingscommissie stevig in het zadel komt? Dat doe je door je (nieuwe) commissieleden goed in te werken. Je kan bijv. investeren in een training, maar het opstellen van een goeie handleiding met een overzicht van jullie taken en bevoegdheden valt hier ook onder.

Je kan vragen of er op instellingsniveau al een basisdocument is waarmee je kunt werken, en je kunt ook studentleden vragen een (uitgebreid) overdrachtsdocument op te stellen voor de volgende lichting. Als deze min of meer tijdloos ingestoken kan worden (en kort/bondig op papier) dan kun je hem jarenlang gebruiken.

Zittingstermijn

Vooral studenten zitten vaak maar 1 á 2 jaar in een opleidingscommissie. Studentleden komen vaak met een specifiek doel in de commissie, en dan kan het zomaar gebeuren dat dat ene onderwerp twee jaar geleden ook al op de agenda stond. Het kortdurende ‘geheugen’ van de commissie door die kortere zittingstermijn, kan dan in de weg gaan zitten.

Mogelijk kun je als opleidingscommissie -naast een goed onboardingdocument- ook een body of knowledge opbouwen waarin dergelijke punten benoemd worden. Zo voorkom je dat studentleden die misschien maar 1 of 2 jaar erbij zitten, niet elke paar jaar stokpaardjes gaan recyclen terwijl dat niets oplevert.

Een ‘dit hebben we al een geprobeerd, werkte niet’ zul je af en toe nog steeds houden, maar je kunt wel kijken hoe je je overdracht/interne archief zodanig levend houdt dat zulke situaties in de kiem gesmoord kunnen worden.

Rol van het management

Effectieve medezeggenschap krijg je niet alleen door ín de commissie te zorgen voor taak- en rolvolwassenheid. Ook het (opleidings)management heeft een verantwoordelijkheid te nemen.

Dat doet zij door op de hoogte te zijn van de rol, rechten en plichten van de verschillende medezeggenschapsorganen. In welke gevallen móet je als opleiding een OC betrekken? Welke informatieplicht heb je als opleiding? Weet je hier als management te weinig over, zorg dan dat je daarin bijgepraat wordt. Een ambtelijk secretaris voor de opleidingscommissie of een kwaliteitszorgadviseur kan hier een rol in spelen.

Wat vaak níét wordt gezien…

Als je kijkt naar wat effectieve medezeggenschap belemmert, zijn het vaak geen grote fouten of bewust verkeerde keuzes. Het zijn juist de dingen die onopgemerkt blijven: een vage rolopvatting, ad hoc overlegstructuren, of terugkerende thema’s die telkens op de agenda staan maar waar geen voortgang op komt.

In mijn werk met opleidingscommissies kom ik vaak dezelfde blinde vlekken tegen die het verschil maken tussen een actieve, invloedrijke commissie en een commissie die vooral ‘aanhoort’. Wil je weten welke dat zijn – en hoe je ze herkent én doorbreekt?

Download dan hieronder gratis de minigids:  De 3 grootste blinde vlekken van Opleidingscommissies.