Online visiteren? Geen punt met deze 5 tips

Eind 2020 werd ik gevraagd om de organisatie van een online opleidingsvisitatie op me te nemen. Leuke en lekker actuele klus zou je zeggen! En dat was het ook zeker, al kwam de vraag minder dan twee maanden voor de visitatiedatum, en zo’n beetje alles moest nog gebeuren. Gelukkig was de kritische reflectie al wel gereed, dus daar hoefde ik me niet meer mee bezig te houden.

Wat volgde was een paar maanden knallen, en zoals dat dan gaat, ging dit gepaard met een vrij steile leercurve. Maar ik zou mezelf niet zijn als ik daar niet wat inzichten uit zou halen voor een mogelijke volgende keer. Ik deel ze hieronder ook graag met jou.

5 tips om je op weg te helpen:

  1. Vraag anderen naar hun do’s en dont’s!

Voor ons was online visiteren nieuw, en ook voor de andere faculteiten. Dit was dus echt: het wiel opnieuw uitvinden… of toch niet? Toevallig was ik in het najaar bij een netwerkbijeenkomst waarin ik hoorde van een andere instelling die al een tijd online visiteert. Ik besloot mijn contact daar te bellen om wat tips te vragen. Zij heeft mij enorm op weg geholpen met vragen als: hoeveel deelnemers is haalbaar, hoeveel tijd plan je tussen elke gespreksronde, en meer van die slimmigheden.

  1. Kies een platform waar je al bekend mee bent

Online visiteren is wel echt even wat anders dan live. Even een rondje door het gebouw om de mooiste zalen te selecteren zat er nu niet in, dus moesten we een platform kiezen. In ons geval waren Zoom en MS Teams het meest voor de hand liggend. De visitatiecommissie had geen voorkeur, dus we mochten zelf kiezen. Gezien de tijdsdruk kozen wij voor Teams, vooral omdat ik uiteindelijk alle moderatie zou gaan doen (d.w.z. zorgen dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek zit) en ik voelde me niet bekend genoeg met Zoom. Dus werd het Teams.

Uiteindelijk maakt het niet uit welk platform je gebruikt, als het er maar een is waar jij als procesmanager goed mee kunt werken (of waar je goeie support voor kunt regelen). Een visitatie is eigenlijk altijd deadlinewerk en dan is het wel zo handig als je zo min mogelijk extra stresserende factoren erbij haalt.

  1. Leg vast wie gaat modereren tijdens het locatiebezoek

Dit kan ook samenhangen met het punt hierboven. Ben jij de moderator, dan heb je ook ervoor te zorgen dat er een technische support is.

Het heeft voor- en nadelen om in control te zijn. Voordeel is dat je zicht houdt op of de mensen van de opleiding ook in het juiste gesprek zitten. Nadeel is dat je er dus veel geregel van kunt hebben (met name het bouwen van de inrichting, vooraf). In ons geval was precies dit de reden dat de visitatiecommissie zei: modereren jullie maar, want wij als commissie willen ons op de inhoud richten. Wat ik wel begrijpelijk vond.

Daarentegen kan de commissie ook zeggen: wij willen modereren, want zo houden wij de controle over het moment dat de opleiding de ‘gespreksruimte’ binnen komt. Waar óók wel iets voor te zeggen is. Wederom geldt, waar je voor kiest is aan jou, maar overleg van tevoren met de commissie over ieders voorkeuren en mogelijkheden.

  1. Geef je deelnemers een handleiding

Zelfs na een jaar Teams-en moet je er rekening mee houden dat er in de opleidingsvertegenwoordiging mogelijk een digibeet zit, die niet weet waar alle instellingen zitten voor bijv. beeld en geluid. Zorg dus dat je hen op weg helpt: stuur proactief een handleiding met de basisinstellingen voor bijvoorbeeld het uitzetten van je microfoon en het aanzetten van je camera. Want zeg nou zelf: je hebt er niets aan als een deelnemer gestrest aan het gesprek begint omdat hij/zij onzeker is over het werken met een online platform.

Ook hier: de deelnemers moeten niet afgeleid worden door het (online) proces, en zich kunnen richten op het vertellen van de inhoud.

  1. Doe een dry-run met alle (interne) deelnemers

Voortbordurend op het vorige onderwerp: het loont écht de moeite om een proefvisitatie te houden. Is het niet vanwege de inhoud, dan zeker omwille van het vertrouwd raken met het platform en met de techniek. Bijvoorbeeld: er is een verschil in het opsteken van het handje in Teams en in Zoom. Bij de ene blijft ‘ie opgestoken (en moet je hem dus weer uit klikken) en bij de ander verdwijnt ‘ie vanzelf. Van die kleine dingen die het verschil maken…

Ik hoop je hiermee al een stukje op weg geholpen te hebben. Wil je doorpraten over het stroomlijnen van bijvoorbeeld een accreditatieproces? Neem contact op!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.