In voorbereiding op de vele trainingen voor Opleidingscommissies van de afgelopen twee jaar heb ik regelmatig een adviesmemo van de commissie aan bijvoorbeeld de opleiding gezien, waar nog wel wat aan te verbeteren viel. De extreemste was toch wel die notitie die eindigde met maar liefst zes adviespunten, maar waarin nog eens vijf extra adviezen tussen de regels door stonden.
Gelukkig komt dit maar zelden voor, maar ook als je het niet zo bont maakt, kan er genoeg misgaan.
Eén advies met meerdere punten
Het is goed voor te stellen dat je als opleidingscommissie efficiënt te werk wilt gaan en meerdere punten bij elkaar wilt pakken. Hierin zit alleen wel een aantal risico’s.
Want als je je memo eindigt met drie (genummerde) adviespunten, betekent dit dan dat het eerste adviespunt het belangrijkste is? Dat is immers niet altijd op te maken uit de rest van de notitie. En wat als de ontvanger van het advies het niet eens is met de prioritering? Zeker als je een ongevraagd advies stuurt, kan dit tricky zijn.
Een ander risico met meerdere adviezen in één is; hoe controleer je dat er met alle adviezen iets is gedaan? Ben je tevreden als de andere partij een deel oppakt, of wil je de hele lijst afgewerkt zien?
Lange memo
En wat te denken van adviezen of suggesties die ongemerkt in de rest van de tekst belanden? Mijn ervaring is dat dit vaker gebeurt bij adviesmemo’s die erg gedetailleerd zijn uitgewerkt.
Hoe meer tekst er in de bodytekst staat, des te groter de kans dat hier ofwel impliciete adviezen over wat de opleiding zou moeten doen, of over hoe de opleiding dit zou moeten doen. En dit laatste brengt me bij het volgende wat vaak gebeurt.
De opleiding gaat over het hoe
Opleidingscommissies zijn meer dan eens geneigd om in een adviesmemo in te gaan op hóe een wijziging aan te vliegen. Niet onlogisch, want de commissie is betrokken, heeft onderzoek gedaan en heeft vast goede ideeën over een slimme aanvliegroute.
Maar dat is niet de taak van de opleidingscommissie. De commissie mag alleen adviseren over het ‘wat’, niet over het ‘hoe’. Hoe dit precies zit, kun je lezen in een ander blog dat ik hierover publiceerde.
Structuur adviesmemo
Een doeltreffend adviesmemo is om te beginnen to the point; niet meer dan 1,5 pagina. Bedenk je dat de andere partij per definitie geen tijd heeft om je advies goed te lezen, dus zorg dat je de tekst puntig formuleert. Dan is meteen duidelijk dat er een issue is, waar iets mee moet gebeuren.
Zorg dat je advies een goeie structuur heeft, met duidelijke koppen. Contextomschrijving, aanleiding, onderzoek, belangrijkste uitkomst en eindadvies, zijn koppen die je kunt nemen als leidraad (in deze volgorde).
Mocht je advies écht niet op twee pagina’s passen, dan start je het document met een samenvattend advies (enkele regels, eventueel dikgedrukt), waarna je de eerder genoemde koppen als structuur gebruikt.
Eventueel zet je de gebruikte bronnen en uitgebreide analyse in een bijlage.
Heb je de beslissing die wordt genomen nodig voor een vervolgstap die je als commissie wilt nemen? Vergeet dan zeker niet een reactietermijn in je begeleidende mail te zetten.
Wil je meer weten over hoe je efficiënt kunt rapporteren? Dat kan! Over het opstellen van goed leesbare adviesmemo’s heb ik een e-book geschreven. Vraag het hieronder gratis aan.