Optimaliseer onderwijskwaliteitszorg: het belang van een goeie organisatiestructuur

Onderwijskwaliteitszorg; het klinkt als iets heel groots, maar wat bedoelen we ermee?

Dit vind ik een fijne definitie: ‘Kwaliteitszorg is het totaal van activiteiten en processen die tot doel hebben factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van het onderwijs zodanig te integreren, richten en beheersen dat het onderwijs met de vooraf bepaalde (beoogde) kwaliteit wordt uitgevoerd’.

Gestructureerde aanpak

Uit de definitie hierboven kun je opmaken dat je, om kwaliteitszorgprocessen goed te kunnen laten draaien, een gestructureerde aanpak nodig hebt.  Dit is waar de relatie tussen onderwijskwaliteitszorg en organisatiekunde naar voren komt. Wil je je onderwijskwaliteit(szorg) goed kunnen inrichten, dan heb je een organisatiestructuur nodig als basis voor deze inrichting. Het is als de muren van het huis; je kan geen schilderijtjes ophangen aan een muur die er (nog) niet is.

Laten we nu eens concreet worden; waar héb je het dan eigenlijk over als je praat over een goeie organisatie-inrichting?

Structuur en verantwoordelijkheden

Een goed georganiseerd kwaliteitszorgsysteem kan alleen succesvol draaien als je in kaart hebt welke specifieke rollen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het plannen, implementeren en bewaken van het kwaliteitszorgproces.

Maar ook: waar bepaalde verantwoordelijkheden over gaan van de ene naar de andere rol of afdeling. Organisatiekunde biedt frameworks en methoden om deze structuur op te zetten en de verantwoordelijkheden helder te definiëren.

Procedures en processen

Het kwaliteitszorgsysteem omvat procedures en processen die worden gebruikt om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. Organisatiekunde biedt methoden voor het ontwerpen en implementeren van efficiënte en gestroomlijnde processen, zoals het identificeren van knelpunten, het opstellen van werkstromen en het in kaart brengen van processen. Dit helpt bij het waarborgen van consistentie en het minimaliseren van fouten in de uitvoering van kwaliteitszorgactiviteiten.

Het hangt enorm af van de context hoe zwaar je inzet op procedures. In de ene instelling wordt erg geleund op kwantitatieve data die gedetailleerd en volgens een vastomlijnd kader wordt geanalyseerd; terwijl bij de volgende instelling je misschien op elke faculteit een andere invulling van kwaliteitszorg ziet.

Het ene is niet beter of slechter dan het andere, maar het helpt als je er een visie op ontwikkelt zodat keuzes daarop afgestemd kunnen worden. (Als het goed is heeft elke instelling die inmiddels wel, in het kader van de Instellingstoets Kwaliteitszorg)

Coördinatie en communicatie

Een goede organisatiestructuur faciliteert de coördinatie en communicatie tussen verschillende betrokkenen bij kwaliteitszorgprocessen. Ter illustratie; op facultair niveau heb he het dan over het bevorderen van samenwerking tussen docenten, onderwijsmanagers, ondersteunend personeel en andere belanghebbenden.

Een organisatiekundige helpt je met het opzetten van slimme communicatielijnen en helpt je met het inrichten van de coördinatie. Zo zorg je ervoor dat informatie en feedback tijdig en effectief worden uitgewisseld.

Zo heb ik in mijn laatste dienstverband kunnen werken met een binnenshuis ontwikkeld evaluatie-archiefsysteem waarbij de toegang tot gegevens per belanghebbende partij heel goed was ingericht: de opleidingsmanager kon bij alle gegevens, terwijl de examencommissie alleen toetsrendementen en de verbetermaatregelen voor het volgende jaar konden zien.

Het systeem hielp de opleidingsmanager in het verkrijgen van overzicht op het gebied van studentsucces en studentevaluaties; de opleidingscommissie kon ook gemakkelijk trends ontwaren uit de gegevens die zij kregen, en vanuit kwaliteitszorg kon ik analyseren wat er bijvoorbeeld werd gedaan om de PDCA-loop te sluiten. Dit is dan meteen een mooi bruggetje naar de volgende:

Kwaliteitsverbetering en evaluatie

Organisatiekunde voorziet in methoden voor continue verbetering en evaluatie van processen. Dit is essentieel in het kader van kwaliteitszorg, omdat het onderwijsinstellingen in staat stelt om regelmatig de effectiviteit van hun kwaliteitszorgsysteem te beoordelen en eventuele aanpassingen of verbeteringen aan te brengen. Door middel van evaluatie- en verbeteringscycli kan de organisatiestructuur van kwaliteitszorgprocessen worden aangepast om de beoogde kwaliteit van het onderwijs te waarborgen. (en zo te blijven voldoen aan de eisen die vanuit de wet gesteld worden)

Kortom, wil je je onderwijskwaliteitszorg succesvol naar een hoger plan tillen, dan ontkom je er niet aan om je organisatiekundige bril erbij op te zetten. Functioneer jij beter met een andere bril op, en ben je juist op zoek naar iemand met die organisatiekundige bril? I’m your girl! Neem contact met me op!