De PDCA-cyclus sluiten in het onderwijs: meer dan een systeem alleen

In het hoger onderwijs zijn we het er wel over eens: evalueren is belangrijk. Studenten geven feedback, opleidingen reflecteren, verbeteringen worden bedacht én uitgevoerd. Maar… gebeurt dat laatste deel ook echt?

In theorie klinkt het mooi: de PDCA-cyclus. Plan, Do, Check, Act. In praktijk blijft het vaak hangen bij Check. De docent denkt: ik heb een evaluatie laten invullen dus ik heb mijn taak gedaan. Alleen, dan mist hij die laatste stap…

Waar het vaak misgaat

In veel onderwijsorganisaties worden evaluaties netjes afgenomen. Maar de vervolgstap — structureel werken aan verbetering op basis van de resultaten — stokt vaak. Niet omdat mensen onwillig zijn, maar omdat het proces niet sluitend is ingericht.

Soms ligt dat aan iets eenvoudigs als een onduidelijke rolverdeling. Soms is er geen plek om bevindingen en acties overzichtelijk te bewaren. En vaak is er twijfel: wie mag wat zien? Wanneer is iets af? Waar vinden we de geschiedenis?

In zo’n context hielp ik ooit een faculteit die besloot: we willen de PDCA-cyclus echt sluiten. Niet alleen op papier, maar in het dagelijks werk.

De database als middel, niet als doel

Een team van informatici ontwierp samen met onderwijsprofessionals een systeem dat precies op hun kwaliteitscyclus aansloot. De database bood veilige toegang op basis van ieders rol, bracht meerdere curricula samen en draaide op de lokale server. Helemaal AVG-proof dus.

Maar belangrijker nog: het systeem werd een plek waar niet alleen resultaten opgeslagen werden, maar ook voorgenomen acties.

Niet als controlemiddel, maar als gesprekshulpmiddel.

In het begin was dat spannend. Docenten vroegen zich af of hun verbeterplannen tegen hen gebruikt konden worden. Studenten konden vrij scherp uit de hoek komen in panelsessies (waar per vak een verslag werd geschreven in het systeem), wat soms tot terughoudendheid leidde bij docenten. En opleidingsdirecteuren aarzelden om toezeggingen te formaliseren.

Geduld en communicatie

We hebben daarom veel geïnvesteerd in dialoog. In uitleg over toegangsrechten. In het benoemen van wat het systeem níet deed. En in het erkennen van zorgen. Die aanpak werkte. Het systeem kreeg geleidelijk draagvlak — omdat het paste bij het proces én omdat het werd ingebed in een bredere visie op kwaliteitszorg.

Inmiddels is de database in gebruik op meerdere faculteiten bij verschillende universiteiten.

Toch moeten we één ding niet vergeten: een systeem is nooit genoeg. Je sluit de PDCA-cyclus niet met een database alleen. Je hebt mensen nodig die het proces snappen, erin geloven en er hun werk van maken.

Wil je de PDCA-cyclus écht laten werken?

Misschien gebruik jij een Excelbestand, een evaluatietool, of iets anders. Prima. Zolang het maar ondersteunend is aan je proces. En zolang je blijft investeren in het gesprek eromheen.

Ik denk graag met je mee. En kan je desgewenst ook in contact brengen met mijn collega’s van destijds; zij kunnen je alles vertellen over hoe dat systeem nu draait.

In een korte, vrijblijvende call kijken we samen waar bij jou de cyclus stokt — en wat je nodig hebt om ‘m te sluiten. Plan hieronder meteen een halfuurtje in mijn agenda.