Organisatieadvies

Beter prioriteren, sterker leiderschap: zo voer je het gesprek

Je dag begon met een regulier overleg dat uitliep. Daarna snel door naar een spoedoverleg. Ondertussen staan er drie mensen aan je bureau met vragen, en je mailbox is geëxplodeerd. Tegen het eind van de dag zie je dat het gesprek met die docent over het curriculum alweer van je lijstje is gegleden.

Voor veel opleidingsmanagers is dit dagelijkse realiteit. Je bent druk, je werkt hard — en toch blijft het gevoel knagen: kom ik wel toe aan de dingen die écht belangrijk zijn?

De prioriteitenmatrix als kompas

De prioriteitenmatrix, ook wel bekend als het kwadrant van Covey, is een handig hulpmiddel om overzicht te krijgen. De matrix maakt onderscheid tussen vier typen taken:

Dringend en belangrijk – zoals acute problemen of een crisissituatie
Belangrijk maar niet dringend – zoals visieontwikkeling, strategische keuzes, coaching
Dringend maar niet belangrijk – zoals spoedvragen van anderen, interrupties
Niet dringend en niet belangrijk – zoals afleiding en onbelangrijke routines

Veel leiders komen in dezelfde valkuil terecht: brandjes blussen. Dingen die nu urgent en belangrijk zijn (kwadrant 1) of lijken (kwadrant 3), maar die je ook in het operationele houden.

Het punt is alleen: ongemerkt rol je van het ene operationele in het andere, en dan blijft er weinig tijd (laat staan headspace) over voor het tweede kwadrant: waar het echte verschil gemaakt wordt. Dit is het strategische niveau waarop je éigenlijk hoort te zitten als manager.

Wat vraagt dit van jou als leider?

Goed leiderschap betekent niet alleen snel en adequaat reageren, maar juist en vooral: bewust prioriteren. De keuzes die je hierin maakt raken aan persoonlijk leiderschap en de manier waarop jij jouw rol invult.

Je kunt hiernaar kijken vanuit drie invalshoeken: inhoud, proces en relatie.

Inhoud: Waar gáát het eigenlijk over?

Persoonlijk leiderschap betekent dat je scherp bent op de inhoudelijke opgave van je team of academie. Wat is de bedoeling van ons onderwijs? Wat willen we ontwikkelen? Welke keuzes maken we daarin — en welke niet?

Wanneer je te veel tijd kwijt bent aan urgente randzaken, verlies je die inhoudelijke koers uit het oog. Het vraagt dus dat jij met regelmaat ruimte creëert voor strategische reflectie. Niet omdat je tijd over hebt, maar juist omdat het belangrijk is.

Proces: Hoe pakken we het aan?

Leiderschap vraagt ook dat je regie neemt over hoe je werkt. Dat begint bij jouw eigen werkproces: wat plan je wanneer? Maar het gaat ook over hoe je team werkt: waar zit de ruis, wie bepaalt de prioriteiten, hoe stemmen jullie onderling af?

Door regelmatig stil te staan bij het tweede kwadrant — dat van ‘belangrijk maar niet dringend’ — kun je rust inbouwen in het proces. Denk aan een goed gepland teamoverleg, een doordacht implementatieplan of een gesprek met een collega dat niet tussen de bedrijven door hoeft. Zodat je niet alleen hard werkt, maar ook slim.

Relatie: Hoe doen we dit samen?

En dan is er nog de relationele kant van leiderschap. Want je kunt je prioriteiten nog zo goed op orde hebben, als je niet communiceert over je keuzes, komt het alsnog niet goed aan.

Leiderschap betekent ook: het voeren van stevige, eerlijke en soms ongemakkelijke gesprekken. Bijvoorbeeld als een collega wéér iets op jouw bord probeert te leggen. Of als je ‘nee’ zegt tegen een verzoek, omdat je weet dat het afleidt van de kern. Juist in die momenten toon je leiderschap: door ruimte te maken voor het grotere doel — én oog te houden voor de relatie.

Hoe voer je dat gesprek?

En dat brengt ons bij de praktijk. Want hoe voer je dat gesprek, als iemand anders iets dringend van je nodig heeft? Hoe bewaak je je eigen koers, zonder star of onbenaderbaar te worden? Hoe maak je jouw visie concreet in een overleg dat dreigt af te glijden naar de waan van de dag?

Dat vraagt voorbereiding. Duidelijkheid. En soms ook gewoon een goed voorbeeld bij de hand. Daarom ontwikkelde ik de toolkit Krachtige gesprekken voeren.

Je vindt er:

Inzichten over hoe je gesprekken kunt structureren
Voorbeelden van formuleringen die écht werken
Tips om te laveren tussen inhoud, proces en relatie — ook als het schuurt

Wil je meer rust, richting én regie in je werk als opleidingsmanager?

Vraag dan meteen de toolkit Krachtige gesprekken voeren aan:

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het opsporen én oplossen van weeffouten in de onderwijsorganisatie. Op deze website schrijft ze regelmatig over haar unieke werkwijze, die leidt tot integrale verbetering van het onderwijsproces zonder dat het op een reorganisatie uitdraait. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.