Onderhandelen als een pro met inhoud, proces en relatie

Het blijft een interessant thema: het verschil tussen proces, inhoud en relatie. Het levert je áltijd iets op als je dit onderscheid weet in te zetten in je communicatie met anderen. Lees hieronder hoe je het aanpakt.

Onderhandelen als een pro

Laten we als voorbeeld een vereniging van eigenaren van een appartementencomplex nemen. Het bestuur van de VvE wil de gevels laten reinigen en heeft offertes opgevraagd. De keuze is gevallen op de duurste offerte. De leden van de VvE zijn hier niet blij mee en stemmen vooralsnog niet in. Wat nu?

1. Staar je niet blind op de inhoud

Natuurlijk gaat het om de inhoud van de offerte, maar minstens zo belangrijk is het proces (hoe is het bestuur tot deze shortlist van aanbieders gekomen; hoe goed vergelijkbaar zijn de offertes; hoeveel tijd was er om de offertes te lezen, etc.), en ook het gedrag of de samenwerking onderling (staat het bestuur open voor overleg, hoe is de sfeer in de VvE, etc.). 

Kijk je alleen maar naar de inhoud van die offerte, dan mis je allerlei andere invalshoeken die de einduitkomst kunnen beïnvloeden. 

2. Verdiep je in de ander

Als VvE-bestuur heb je een verantwoordelijkheid om initiatieven te nemen, maar heb je ook te maken met leden die mogelijk niet in hetzelfde tempo ‘mee kunnen denken’ als jij.

Veel denkwerk is al achter de schermen gedaan door het bestuur en bestuursleden zijn dan nog wel eens geneigd om vaart te willen maken. Maar leden hebben soms ook nodig om dat denkwerk zelf nog even losjes te doorlopen voordat ze op het punt zijn om een afweging te maken.

Erken dat de ander net zo veel recht heeft op zijn/haar eigen tempo.

3. Sta open voor andere opties

Uiteindelijk moet er een offerte gekozen worden zodat het werk aan het pand kan plaatsvinden. Tijd is vaak een factor in beslisprocessen. Het kan daarom verleidelijk zijn om de ander in een patstelling te dwingen door met een ultimatum te dreigen, maar… heel eerlijk… weet je dat dat meestal nergens toe leidt. In ieder geval help je de relatie er niet mee.

Wil je het toch op de spits drijven, denk dan eerst goed na over de vraag of je werkelijk bereid bent om je eindvoorstel door te zetten. In het extreemste geval: roepen dat je uit het bestuur van de VvE stapt, bijvoorbeeld.

Is dat het je waard? Ben je werkelijk bereid om te ‘verliezen’ als je je zin niet krijgt? Als het antwoord Ja is, dan helpt het om je plan B al klaar te hebben liggen.

Gek genoeg kan een plan B je ook helpen in de onderhandelingen omdat je meer ontspanning kunt ervaren: ‘Mocht het echt een drama worden, dan kan ik altijd nog uitwijken naar […] en daar zal ik óók heel gelukkig mee zijn’.

4. Onderzoek of je allebei winst kunt boeken

Het fijnst is het in onderhandeling als zowel jij als de ander met opgeheven hoofd uit de ‘strijd’ komt.

Een vraag die je in dit verband kunt stellen is: op welke manieren kun je nog meer een doorbraak forceren, zonder de relatie onder druk te zetten? Op welke manier kun je er beiden als relatieve winnaar uitkomen?

Het zijn vragen waar je niet direct een antwoord op hoeft te hebben, maar die je juist even moet laten dobberen op de zee van je gedachten. Wie weet ligt jouw invloed wel op een heel andere plek dan je nu denkt.

5. Wees bereid om de tijd te nemen

Losjes voortbordurend op bovenstaande invalshoek: het helpt als je de soep wat minder heet eet, dan ‘ie opgediend wordt. Vaak is er echt wel wat rek op de deadline voor een offerte, en als dat niet zo is, dan zou je het dáár over kunnen hebben: hoe komt het dat we op het laatste moment tot een beslissing moeten komen?

Merk je dat de ander jou onder druk tot een beslissing wil laten komen, wees dan alert. Wat is de reden dat die ander druk wil zetten? Welke informatie ontbreekt hier?

Het betaalt zichzelf áltijd uit

Neem de tijd om dingen uit te zoeken; uiteindelijk betaalt die extra tijd zichzelf uit. Is het niet om tot een beter overwogen gezamenlijke beslissing te komen, dan misschien wel om aan het eind tegen jezelf te kunnen zeggen: ook al heb ik niet alles gekregen wat ik wilde, ik heb er wél alles aan gedaan. En dat is ook wat waard.

Inhoud is meestal secundair

Je ziet dat in de aanvliegroutes die ik hierboven bespreek, de inhoud maar heel zijdelings ter sprake komt. En dat terwijl we in de meeste gevallen sterk geneigd zijn om alleen maar op die inhoud te gaan zitten.

Logisch ook, want het is lekker tastbaar, maar het is daarmee ook behoorlijk ééndimensionaal. Terwijl er dus veel meer mogelijk is, als je bereid bent verder te kijken dan die ene dimensie; bijvoorbeeld door je te richten op het proces, of de relatie.

Wil je dat ik met je meekijk naar jouw (werk)situatie? Neem contact op.