Krachtige gesprekken voeren: zo schakel je tussen inhoud, proces en relatie

Een simpele procesvraag, een onverwachte reactie

Ik werkte aan een onderwijstraject waarvoor we een externe partij hadden ingehuurd. De samenwerking liep op zich goed, maar de voortgang liet te wensen over. Om te voorkomen dat we achter de feiten aan zouden lopen, stuurde ik een korte mail met een eenvoudige vraag: ‘Kun je bevestigen of onze afspraak op [datum] doorgaat? Dan weet ik waar ik rekening mee moet houden in de planning.’ 

Dit was puur een procesvraag: een check om helderheid te krijgen. Maar in plaats van een kort ja of nee, kreeg ik een uitgebreide mail terug. En die luidde ongeveer zo:

‘Ik vind het bijzonder dat je dit nu vraagt. Als je eerder had opgelet, wist je dat dit helemaal niet nodig is. We hebben dat onderwerp al lang afgehandeld. Misschien is het goed als jij je wat beter verdiept in de afspraken die we al gemaakt hebben.’

Oef. Dit was niet alleen een inhoudelijke reactie, maar ook een persoonlijke sneer.

Hoe reageer je hierop?

Ik had nu meerdere opties:

• Op de inhoud reageren: Ik had kunnen uitleggen waarom ik deze vraag stelde en alle afspraken op een rij kunnen zetten. Maar met de toon van deze mail zou dat waarschijnlijk alleen maar leiden tot een heen-en-weer-discussie.
• Op de relatie reageren: Ik had de toon kunnen benoemen en laten weten dat ik niet gediend was van de neerbuigende manier waarop er werd gereageerd. Maar dit zou waarschijnlijk leiden tot nog meer frictie en een ‘welles-nietes’-situatie. En daar is nog nooit iemand beter van geworden, toch?
• Op het proces reageren: Ik kon het zakelijk en to-the-point houden en aangeven dat er op dit moment geen basis was om verder te gaan.

Ik koos voor optie drie, en reageerde: ‘Dank voor je reactie. Ik zie dat we hier verschillend naar kijken. Voor nu laat ik het hierbij en zetten we het proces on hold.’ 

Kort, bondig en zonder verdere escalatie.

Onderscheid

Door het verschil tussen proces, inhoud en relatie goed te blijven onderscheiden voor jezelf én in communicatie naar de ander -je hoeft dan niet letterlijk te zeggen; ik ga nu over van inhoud naar proces- vergroot je je grip op de situatie. 

Je creëert de mogelijkheid om het ‘verhaal’ te parkeren wanneer het even in de weg staat en er duidelijkheid over de voortgang moet komen. En je gaat dan ook zien wanneer er écht ruimte is om het verhaal op tafel te leggen, waarna je ofwel op de inhoud van dat verhaal focust, of op de onderlinge relaties, of beiden. 

Waar herken je een niveau aan?

Als je leert om deze drie lagen bewust te herkennen in gesprekken, heb je altijd een manier om bij te sturen. En misschien herken je deze situaties wel: 

• Komt het verhaal (d.w.z. de inhoud) op een onhandig moment op tafel, dan krijg je reacties als: ‘Daar hebben we nu geen tijd voor, we moeten door!’ of ‘Dat je daar nu zo moeilijk over doet…’. 
• Begin je op een onhandig moment over het proces, dan onderbreek je wellicht net een belangrijke investering in de onderlinge relaties, of moet de inhoud ineens afgeraffeld worden. 
• En begin je op een onhandig moment over de inhoud, dan kan dat betekenen dat de ander geen zin heeft om met je mee te denken (om wat voor reden dan ook). 

Timing is alles

Soms is het beter om een discussie niet aan te gaan. In mijn situatie met de externe partij, voelde ik dat de samenwerking onder druk stond en dat doorgaan over de inhoud of relatie op dat moment niks ging opleveren. Door de situatie te parkeren, hield ik ruimte open om het later opnieuw op te pakken—op een moment dat er wél constructief over gepraat kon worden. Uiteindelijk kwam het weer goed, en hebben we onze samenwerking goed kunnen afronden. 

Zelf krachtige gesprekken voeren

Wil je hier nog iets verder in duiken, praktijkvoorbeelden van anderen lezen en ontdekken wat je kunt doen om beter te schakelen tussen inhoud, proces en relatie?

Download dan hieronder de toolkit Krachtige gesprekken voeren: