procesverbetering

Het moet ergens halverwege 2006 geweest zijn. 

Ik werkte naast mijn studie als onderwijscoördinator voor de MBA-strategievakken van Nyenrode. Sommige van die vakken werden twee keer per jaar gegeven en ik bedacht me: de uitdagingen waar ik deze ronde tegenaan loop wil ik voor de volgende ronde opgelost hebben. Daar, tijdens die bijbaan in Breukelen, begon ik met het opschrijven van mijn lessons learned.

Procesverbetering 

Misschien was dit wel mijn eerste procesverbetering in het onderwijs, al noemde ik het nog niet zo. Ik framede het als: ‘Even opschrijven wat er wel en niet goed gaat en waar ik straks op moet letten, want dan hoef ik het niet meer te onthouden’. 

Het documentje sloeg ik op in de werkmap van de volgende ronde; ik zou het dan vanzelf weer tegenkomen. En zo ging het ook: bij de volgende ronde was ik blij dat ik die tips voor mezelf had opgeschreven, want ik zat meteen weer lekker in het zadel. Het is inmiddels 17 jaar later, en ik doe het nog steeds! Tijdens en na afloop van elk organisatieadviestraject schrijf ik op wat er goed ging, wat er beter kon, en wat ik nog meer heb opgestoken.

Nu vraag je je vast af, wat staat er dan in die schrijfsels?? Nou vooruit, ik deel er een paar met je. 

Brandjes blussen of…?

Ik deed een interimklus bij een onderwijsteam. Het gaf in eerste instantie veel voldoening, want ze zaten erg omhoog (iets met een virus…) dus ik kon een hoop meters maken. Maar na een halfjaar realiseerde ik me: ik ben vooral brandjes aan het blussen. Er was in het team geen headspace voor structurele oplossingen. Begrijpelijk ook, gezien de omstandigheden.

Ik had hier nog tijden mee door kunnen gaan, maar besloot te stoppen. Niet omdat het werk of het team niet beviel. Maar omdat ik ruimte wilde creëren voor een ander type opdrachten waarin het zou gaan om het beter/anders organiseren van het werk. Uiteindelijk wierp het zijn vruchten af, want dat nieuwe type opdrachten kwam inderdaad!

Writer’s block 

Ik was bezig met het schrijven van een rapport, tot ik hopeloos vastliep. Het mondde zelfs uit in een slapeloze nacht met een heel scala aan doemscenario’s… De volgende ochtend was ik nog steeds gestrest, dus ik besloot het over een totaal andere boeg te gooien: net zo lang wachten tot ik het weer zag zitten, en dán pas verder werken.

Die dag nam ik vrij en ging naar het museum. De dag daarna had ik nog steeds geen zin, dus de laptop bleef dicht. Pas op de derde dag had ik genoeg afstand gehad. De tijd had zijn werk gedaan: de inspiratie was terug en het werd een mooi rapport.

Ik leerde hiervan dat de groei niet alleen zit in het doorzetten, maar óók in de rust.

Agenda omgooien

Bij een ander project werkte ik samen met een collega die tegen overspanning aanzat. We hadden elke week een overleg waarin we het werk zouden verdelen. In het begin deden we dat op maandag, alleen… dat overleg liep niet lekker. Na enkele weken bekende mijn collega dat ze op zondagavond al de zenuwen kreeg voor onze afspraak over het verdelen van haar werkzaamheden.

We besloten de meetings te verplaatsen naar donderdag: zo had mijn collega meer tijd om overzicht te krijgen, en werd het verdelen van de taken ook makkelijker. Het samenwerken nu ging veel beter en mijn collega kreeg de ruimte die ze nodig had voor herstel.

Stop!

Deze drie voorbeelden hebben iets met elkaar gemeen.

Ze gaan allemaal over ergens mee stoppen: stoppen met een opdracht, stoppen met ploeteren, en stoppen met een maandagmorgenmeeting. Wat een opluchting kan het zijn om te stoppen met dingen. Er is zelfs een boek over geschreven: STOP – Stopstrategie voor organisaties. Ik ben het nu aan het lezen en kan het je echt aanraden! Het is niet te dik, vlot geschreven, en bevat herkenbare voorbeelden.

Bestel hem bij je plaatselijke boekhandel en laat me weten wat je ervan vond!

 

PS: Benieuwd naar hoe ik mijn lessons learned toe kan passen op jouw vraagstuk? Vanaf december heb ik weer ruimte voor een nieuw project. Misschien wel bij jou op de afdeling? Neem contact op, dan bespreken we de mogelijkheden.

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo, hbo en wo bij het bouwen van succesvol gestroomlijnd onderwijs. Op deze website schrijft ze regelmatig over het snijvlak van procesmanagement, onderwijskwaliteit én het inzetten van jezelf als instrument voor verandering in en met je werk. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief.    Neem contact op

More to explore...