Proefvisitatie, yay or nay? 5 redenen om het te overwegen

Een visitatie organiseren vraagt flink wat voorbereiding en dus tijd van velen in de organisatie. Dit kan een reden zijn om te zeggen: ‘Nee hoor, niet óók nog een proefvisitatie… mensen hebben wel wat beters te doen dan twee keer een dag kwijt zijn aan voorbereiden, briefing, bijwonen en debriefing. Veel te veel gedoe!’

Try-outs hebben een functie

Toch adviseer ik opleidingen altijd wel om het toch te overwegen. Want, ondanks dat het extra inspanning en tijd vraagt van alle betrokkenen; het betaalt zich altijd terug. Niet voor niets wordt in de podiumkunstenwereld ook standaard gewerkt met try-outs, of het nou voor de technici is of voor een echt publiek.

Een visitatie is eigenlijk ook een soort podiumspektakel dat je opvoert, en dan is het toch wel fijn om al een keer met dat spotlight op je gezicht op het podium gestaan te hebben…

Ben je er zelf toch nog niet over uit, of zoek je argumenten om een ander te overtuigen van het nut van een proefvisitatie? Hieronder geef ik er vijf:

Een proefvisitatie is nuttig…

1. …om als vertegenwoordiging een beeld te hebben van welke vragen je kan krijgen bij de echte visitatie. Na afloop kun je aan de proefcommissie eventueel vragen welke vragen ze wel hadden opgeschreven, maar (door tijdgebrek) niet meer hebben gesteld. Dit kan helpen in de voorbereiding voor de echte visitatie. Ook als je eventueel nog een laatste wijziging wilt aanbrengen in wat je op de leestafel legt. Het zou zomaar kunnen dat je nog een goeie tip krijgt van de proefcommissie. Je zou niet de eerste zijn!

2. …omdat er altijd mensen bij zijn die wel een goeie vertegenwoordiger zijn voor de opleiding, maar geen idéé hebben waar zo’n accreditatie en visitatie over gaan. Omdat ze heel betrokken zijn bij het onderwijs, of een belangrijk kernvak geven, of gewoon een goed verhaal kunnen vertellen. Je kunt hen wel uitleggen wat een visitatie is, maar ervaren werkt altijd beter. 

3. …om mensen te laten oefenen met het maken van ‘fouten’. Beter een stressvolle proefvisitatie, dan heb je in ieder geval de ervaring en dan valt de echte ook wel mee. Hetzelfde geldt voor het beantwoorden van de vragen in het gesprek. Beter een oefenronde met een paar moeilijke kritische vragenstellers, zodat je prettig alert bent bij de échte visitatie.

4. …om mensen te laten oefenen met het verdelen van onderwerpen. Het werkt -zeker als de mensen in het panel elkaar niet dagelijks zien- goed om dit een keer te oefenen en te ervaren in hoeverre iedereen voldoende aan het woord komt. Je kunt dan later met deze ervaring op zak makkelijker een verdeling van onderwerpen maken. 
   Ook als blijkt dat één van de deelnemers niet aan het woord kwam, kun je als organisatie overwegen om diegene eventueel te laten vervallen (niet iedereen is geschikt voor een panelgesprek; daar kom je toch liever op tijd achter?), of toch nog even wat extra aandacht te besteden aan het verdelen van de onderwerpen.

5. …om mensen in het geval van een online visitatie laten oefenen met een gesprek via het digitale platform. Ik hoorde het dit jaar ook bij een visitatie die we online deden. Een van de deelnemers had als feedback gekregen dat hij wel erg serieus overkwam. Ze zeiden tegen hem: ‘Je was erg serieus, je leek ook nerveus en kwam niet zo enthousiast over’. Achteraf zei hij: ‘Ik was echt blij met die proefronde, want ik had echt niet door dat ik zo overkwam, en nu kon ik er in ieder geval rekening mee houden dat ik bij de echte visitatie wat meer op mijn gezichtsuitdrukking kon letten’. 
   Onbedoeld kun je toch wat spanning voelen over de gang  van zaken met dat online visiteren, en als je te nerveus bent kom je nooit helemaal lekker uit de verf. Handig als je het een keer geoefend hebt, dan is het puntje ‘gang van zaken’ alvast gecoverd. Hoef je alleen nog maar serieus te zijn op de inhoud.

‘Learning by doing’

Het komt allemaal neer op het inzicht dat we van Confucius leren:

I hear and I forget
I see and I remember
I do and I understand

Meerdere varianten

Overigens, een proefvisitatie kun je op allerlei manieren aanvliegen. Je kan een commissie vragen en voor iedereen een gespreksronde organiseren, met een verslag(je) achteraf. Maar je kan ook een (kwaliteitszorg)adviseur één groepje mensen laten bevragen terwijl de anderen meekijken. Daarvan kun je ook veel leren. Of weer een andere variant. Het hangt er maar net vanaf wat in jouw organisatie gebruikelijk is en wat je zelf denkt dat nodig is.

Vraag je je af wat passend is voor jouw opleiding? We kunnen er een keer kort over sparren. Laat je gegevens achter en dan neem ik contact op.