risico

Stel je voor: je begint aan een baan als assistent van iemand die er al jaren werkt, wetende dat jij over een jaar de boel over gaat nemen. De ander is een baken voor de organisatie. Ze doet haar werk goed, pakt veel op en heeft altijd een oplossing. Zij gaat jou langzaamaan helemaal inwerken. Ideaal, toch?

Nee. Dat was het dus niet.

Niet ideaal

Het was ongezond geworden, hoeveel werk ze op zich had genomen. Niet alleen voor haar, maar ook voor de organisatie. Want mensen die eigenaarschap hadden over hun dossier, voelden die niet. Omdat mijn collega alles voor hen was gaan dragen.

En toen viel ze plotseling uit. En ik moest halsoverkop al die dossiers overnemen. 

Rustig inwerken zat er niet meer in. Ik stapte op een hard rijdende trein. Alleen: die bijbehorende werkwijze, ook al bestond die al jaren, daar kon ik niet achter staan. Niet omdat ik het niet wilde. Maar omdat hij niet goed was voor de organisatie.

Reddende engel

Het lijkt zo mooi, zo’n collega die bereid is veel over te nemen. Maar dat multitasken is in werkelijkheid een sluipmoordenaar.

Want als zij er niet is, wie neemt al die dossiers dan over? Dossiers die een enorme impact hebben op de logistiek in de organisatie. De hele boel zakt als een kaartenhuis in elkaar. Omdat er één persoon ziek wordt.

De basis klopte niet

Enorm pijnlijk want mijn collega had echt iets moois opgebouwd, alleen de basis klopte niet. En de werkelijke dossiereigenaar had geen idee, want die wist niet meer dat het zíjn dossier was.

Ik zag het voor mijn ogen gebeuren. Pas net een paar maanden binnen, toch besloot ik me erover uit te spreken. Met de zenuwen in mijn keel, maar ik deed het. Mijn manager begreep het meteen.

De dossierhouders niet, en dat snapte ik ook.

De boel terugdraaien

Want je draait iets dat jaren zo gegroeid is, niet zomaar even een andere kant op. Het systeem had tijd nodig om een nieuw evenwicht te vinden.

En toch, (ook al duurde het een jaar voor het zichtbaar werd) heeft het de dossierhouders uiteindelijk geholpen:

  • Ze konden hun expertise binnenboord beter ontwikkelen.
  • De kwaliteit van hun dossier ging daardoor omhoog.
  • En ik kon nu écht van toegevoegde waarde voor hen zijn. Niet meer multitasken op alle dossiers, maar focus op dat waarvoor ik was aangenomen.

En dat was dus wél ideaal. Voor mij, én voor de organisatie.

Holistische blik

In die baan ontwikkelde ik een holistische kijk op onderwijs. Nu, jaren later, pas ik hem toe als organisatieadviseur voor het beroepsonderwijs. Met een bedrijfskundige én een systemische blik help ik onderwijsteams in het mbo en hbo om een betere focus te krijgen. Misschien wel jouw team?

We kunnen vóór de zomer al starten. Neem contact met me op, dan plannen we een afspraak.

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo, hbo en wo bij het bouwen van succesvol gestroomlijnd onderwijs. Op deze website schrijft ze regelmatig over het snijvlak van procesmanagement, onderwijskwaliteit én het inzetten van jezelf als instrument voor verandering in en met je werk. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief.    Neem contact op

More to explore...