Het is typisch een klus die je voor je uit wilt schuiven: het schrijven van een zelfstudie over je opleiding. Alleen helaas moet je er toch een keer aan geloven! (of je zoekt iemand anders die het voor je doet…) Ga je toch zelf schrijven, dan wil je het zodanig aanpakken dat het niet te veel tijd kost maar dat het resultaat wel alle benodigde informatie bevat. Om je een handje op weg te helpen geef ik in dit artikel een aantal tips:
Startpunt
- Lees het vorige visitatierapport en haal daar de aandachtspunten van toen uit. Idealiter is er naar aanleiding van dat rapport een plan van aanpak gemaakt en is er gedocumenteerd wat er allemaal is opgetuigd sinds de vorige keer.
- Doe hetzelfde met het adviesrapport na je tussentijdse opleidingsevaluatie. Is daar geen rapport uit gekomen maar is er wel een sterkte-zwakteanalyse opgesteld, dan bekijk je die en zet je op papier wat de uitkomsten waren.
Met deze twee punten heb je al een deel van je inleidende hoofdstuk te pakken; namelijk een korte terugblik op de afgelopen jaren en eventueel een aantal speerpunten voor de komende tijd.
De inhoud opbouwen
- Maak gebruik van wat er al is. Vraag bij Kwaliteitzorg (centraal of facultair) of er standaardteksten zijn die je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld een omschrijving van de organisatiestructuur, en mogelijk kun je voor Standaard 2 (Onderwijsleeromgeving) en Standaard 3 (Toetsing) ook gebruik maken van standaardteksten.
- Vraag aan andere opleidingen of je hun zelfstudies mag bekijken voor inspiratie.
- Wordt je opleiding in een cluster gevisiteerd? Overweeg dan om de vorm af te stemmen met de andere opleidingen. Ook kan het nodig zijn om het domeinspecifiek referentiekader opnieuw te bekijken en een update te geven. Dat DSRK is het startpunt van de positionering van je opleiding in het ‘landschap’. Doe je dit goed dan laat je zien dat je opleiding een unieke plek inneemt en dus bestaansrecht heeft naast de andere opleidingen.
Met bovenstaande punten heb je al een redelijk deel van de inhoud getackeld. Desalniettemin kost schrijven meer tijd dan je denkt. Soms helpt het om een paar vreemde ogen de eerste versie kritisch te laten bekijken, zodat je stuk scherp wordt en goed te volgen is voor iemand van buiten de opleiding.
Procesmanagement
- Het hele traject wordt begeleid door zowel een interne projectmanager (meestal op facultair niveau) en een externe projectsecretaris van een evaluatiebureau (zoals Hobeon, Certiked en QANU.
De NVAO geeft wettelijke kaders, maar de ervaring leert dat evaluatiebureaus hier elk op hun eigen manier mee omgaan. Bijvoorbeeld het aantal pagina’s van een zelfstudie: het ene bureau is daarin flexibeler dan het andere.
Het is goed om van tevoren te checken welke ruimte je gegund is, en welke gegevens bijvoorbeeld als bijlage of leestafelstuk mogen worden aangeleverd, en welke niet. Wat dat laatste betreft: ga ervan uit dat een commissie de bijlage in 80% van de gevallen níet leest. Zorg dus dat alle cruciale informatie in je hoofdtekst staat.
Er zijn in de organisatie diverse stakeholders die feedback moeten geven op de tekst. Denk aan de Opleidingscommissie, de Studentenvertegenwoordiging, en bijvoorbeeld een centraal beleidsmedewerker Onderwijs.
Je kan deze gremia allemaal apart feedback laten aanleveren, maar je kunt ook overwegen om een studiedag te organiseren waarin je mensen in groepjes ter plekke feedback laat geven op ieder een hoofdstuk. Zo heb je aan het eind van de dag alle feedback bij elkaar en hoef je niet te wachten op die ene collega die het nog niet opgestuurd heeft.
De ene vorm van feedback krijgen is niet beter dan de andere, het is maar net hoeveel tijd er is en wat werkt voor jullie situatie.
Voor de hierboven genoemde aandachtspunten is het fijn om een procesmanager erbij te hebben die voorbij de inhoud kijkt naar wat er nodig is, en hoe dat het beste te realiseren. Hoe minder je als inhoudsdeskundige bezig hoeft te zijn met het proces eromheen, hoe beter je je kunt concentreren op die inhoud.
De ‘shit’ naar voren halen
Ja, het is een behoorlijk karwei, zo’n zelfstudie, maar als je aan het begin iets meer tijd neemt voor het uitzetten van de lijnen, dan heb je daar later in het traject profijt van. Zoals een manager het ooit uitlegde: je haalt de ‘shit’ alvast naar voren, zodat je later lekker door kunt lopen.
Vraag je je af of je goed op weg bent? Neem contact op voor een halfuurtje sparren.