Al sinds ik studeerde ben ik bezig met overzicht aanbrengen in wat ik aan het doen ben. Voor tentamenweken maakte ik studieschema’s waarmee ik overzicht had in wat ik al had geleerd voor het tentamen, wat ik nog moest en hoe ik dat ging verdelen in de tijd. Eigenlijk waren dat ook een soort stroomschema’s, maar dan sterk toegespitst op studievoortgang.
De eerlijkheid gebiedt me te zeggen dat die studieschema’s van mij geen ideaal voorbeeld waren van een lekkere flow, want ik legde mezelf nogal wat druk op. Aan de andere kant: ik was in ieder geval grondig, dat wel, maar ik gunde mezelf in die tijd ook (helaas) iets te weinig ademruimte. Daar heb ik gelukkig veel van geleerd en tegenwoordig gaat het heel anders met mij en mijn schema’s. En daar kun jij nu weer van profiteren!
In deze handleiding krijg je stap-voor-stap instructies voor het opzetten van een processchema, zodat jouw werk nog efficiënter kan worden.
Wat is een stroomschema eigenlijk?
Een stroomschema, flowchart of processchema is een manier om visueel inzichtelijk te maken welke stappen je moet of wilt zetten om bij een bepaald doel te bereiken. Een stroomschema kun je op allerlei manieren opstellen. Gewoon met pen en papier: pijlen zetten van het ene naar het andere.
Maar ook -en dat doe ik het liefst- met een computerprogramma als Microsoft Visio. Dit programma maakt het gemakkelijk om stappen toe te voegen zonder dat je papier een wirwar aan strepen en krassen wordt. Ook kan je er in Visio voor kiezen om te werken met specifieke vormen die staan voor bijvoorbeeld een startpunt, beslispunt, en eindpunt. Maar zonder zo specifiek te gaan kun je ook prima een stroomschema maken.
Waarom een processchema handig is
Het kan je helpen bij het stroomlijnen van de processen in je organisatie. Gestroomlijnde processen leveren je tijdwinst op, mensen kunnen efficiënter werken, en bovendien helpt het maken van een stroomschema bij het anticiperen op bottlenecks later in het proces.
Doordat je bij het opstellen van een stroomschema moet nadenken over welke stappen er in het proces zitten, kom je ook punten tegen waarvan je denkt: maar wat nou als dit niet lukt? Dan heb je iets anders te bedenken. Een stroomschema helpt je om hierover na te denken voordat het zover is. Je kan dus in het voortraject al anticiperen op als-dit-dan-dat.
Analyseer je huidige processen
Voordat je een efficiënt processchema kunt opstellen, heb je inzicht nodig in de huidige processen binnen jouw organisatie. Breng samen met iedere medewerker die meedraait in de workflow zo veel mogelijk informatie boven tafel. Welke taken zijn voor wie bedoeld? Waarom wordt er bepaalde middelen ingezet en waar komen ze vandaan? Wat is er nodig om de processen te verbeteren en te stroomlijnen?
Door alle mogelijke informatie te inventariseren, krijg je een helder beeld van wat er nu gebeurt – waardevolle input voor het opstellen van een nieuw processchema dat effectief is én blijft.
Geef prioriteit aan de te volgen stappen
Om het proces echt effectief te maken, is het noodzakelijk om prioriteit toe te kennen aan de verschillende stappen in je workflow. Wanneer wordt er bijvoorbeeld input vanuit een ander afdeling verwacht? Hoe urgent is deze informatie nodig?
Doordat je per taak aangeeft wanneer wat moet gebeuren, krijgen medewerkers die betrokken zijn meer structuur en kan iedereen gerichter planmatige aanpakken.
Check mogelijke knelpunten in je processen
Om je processen te stroomlijnen is het belangrijk om eerst in kaart te brengen wat de knelpunten binnen je workflow zijn. Je kan hierbij denken aan taken die jaarlijks terugkerend zijn, informatie waarvan de kwaliteit onzeker is, taken die veel tijd kosten of moeilijk te meten zijn.
Automatiseer taken waar mogelijk
Automatisering is een belangrijk onderdeel van het stroomlijnen van je processen. Je kan dit heel technisch aanvliegen, maar dat hoeft niet.
Automatiseren kan al zijn dat je een formatje maakt voor een document dat je periodiek moet aanleveren. Het format pak je er dan elke keer weer bij, je slaat hem met een passende titel op, en dan heb je al een lekker begin.
Voorbeeld processchema
Laat je inspireren! Ik heb een processchema opgesteld waarmee je erachter komt hoe je een adviesmemo of rapport het beste kunt opstellen. Ik laat je daarin antwoord geven op vragen als: is dit rapport nodig voor besluitvorming, heeft de lezer genoeg voorkennis, en ligt er eigenlijk iemand wakker als ik dit rapport níet zou schrijven?
Die laatste vraag is een saillante die maar weinig mensen stellen. Tijd dus om hier meer over na te denken, want van bezigheidstherapie is nog nooit iemand beter geworden, toch?
Klik op de button hieronder om jouw gratis stroomschema aan te vragen!