Organisatieadvies

Stel een efficiënt stroomschema op en stroomlijn je workflow

Of je nu steeds opnieuw dezelfde taken uitvoert of merkt dat processen onnodig lang duren: een goed stroomschema helpt je om efficiënter te werken. Door je workflow visueel in kaart te brengen, zie je direct welke stappen nodig zijn, waar knelpunten zitten en waar je slimmer kunt werken.

In dit artikel lees je hoe je in vijf stappen een helder en praktisch stroomschema opstelt, zodat jij en je collega’s effectiever te werk kunnen gaan.

Wat is een stroomschema en waarom is het handig?

Een stroomschema, ook wel flowchart of processchema, is een visuele weergave van de stappen binnen een proces. Hiermee krijg je overzicht en kun je snel zien hoe taken verlopen en waar mogelijke verbeterpunten zitten.

Zelf ben ik altijd al bezig geweest met structuur aanbrengen in mijn werk. Tijdens mijn studie maakte ik uitgebreide schema’s om mijn tentamenstof te verdelen, al waren die destijds meer een bron van stress dan een efficiënt hulpmiddel. Tegenwoordig pak ik dat gelukkig anders aan en weet ik hoe je wél een goed werkend stroomschema maakt.

Een goed opgesteld processchema helpt je om:

Overzicht te krijgen in complexe workflows
Taken beter te verdelen en te stroomlijnen
Bottlenecks op tijd te signaleren
Efficiënter samen te werken binnen een team

Veel processen in organisaties groeien organisch en worden steeds ingewikkelder. Dit leidt vaak tot onnodige vertragingen en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Door een stroomschema op te stellen, dwing je jezelf om kritisch te kijken naar de manier waarop je werkt: welke stappen zijn écht nodig, waar kun je automatiseren en wat gebeurt er als een bepaalde stap niet lukt?

In 5 stappen naar een efficiënt stroomschema

1. Analyseer je huidige workflow

Voordat je een processchema opstelt, is het belangrijk om eerst in kaart te brengen hoe de workflow er nu uitziet. Werk je in een team? Dan is dit hét moment om input te verzamelen van collega’s. Welke taken zijn er, wie is waarvoor verantwoordelijk en waar lopen ze tegenaan?

Door deze analyse ontdek je welke processen soepel verlopen en waar nog hobbels zitten. Misschien blijkt dat sommige stappen overbodig zijn of dat er onnodig veel tijd verloren gaat door gebrek aan structuur. Dit vormt de basis voor een efficiënter stroomschema.

2. Breng structuur aan: begin-, beslis- en eindpunten

Een goed stroomschema bevat drie belangrijke elementen: een startpunt, beslismomenten en een eindpunt. Hiermee breng je structuur aan in het proces en maak je het visueel duidelijk welke route er doorlopen wordt.

Denk bijvoorbeeld aan het proces van het schrijven van een rapport. Je begint met de vraag of het rapport écht nodig is (startpunt), bepaalt of er voldoende input is (beslismoment) en eindigt bij de afronding en verspreiding van het rapport (eindpunt). Door deze structuur te volgen, voorkom je onnodig werk en creëer je een logisch proces.

3. Geef prioriteit aan je stappen

Niet alle stappen in een workflow zijn even belangrijk of urgent. Door bewuste keuzes te maken, zorg je ervoor dat het proces niet alleen overzichtelijk, maar ook praktisch uitvoerbaar blijft. Vraag jezelf af welke stappen cruciaal zijn en welke ondersteunend. Dit voorkomt dat een proces onnodig traag wordt door minder belangrijke details.

4. Spot en los knelpunten op

Veel workflows bevatten knelpunten, zoals taken die langer duren dan nodig of informatie die vaak ontbreekt. Een stroomschema helpt je om deze bottlenecks in kaart te brengen. Vraag jezelf af: welke taken kosten veel tijd? Waar zitten afhankelijkheden die vertraging opleveren? Door dit vooraf te analyseren, kun je processen soepeler laten verlopen.

5. Automatiseer waar mogelijk

Automatisering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Soms kan een simpele aanpassing al tijdswinst opleveren, zoals een standaardformat voor een document dat je regelmatig gebruikt. Ook geavanceerdere tools zoals Microsoft Visio of Lucidchart kunnen helpen om workflows efficiënter in te richten. Of probeer het eens met een AI-tool.

…En nu denk je misschien: heel leuk die tips, maar ik heb liever een voorbeeld om de fijne kneepjes van af te kijken.

Daar kan ik je mee helpen!

Voorbeeld: een stroomschema voor rapporten

Als achtergrond: ik heb voor adviseurs een flowchart opgesteld waarmee ze heel snel kunnen bepalen hoe ze een sterk advies goed (en efficiënt) op papier kunnen zetten. Zodat ze niet alleen inhoudelijk maar ook als professional een stevige indruk achterlaten.

Dit voorbeeld kan jou helpen om je eigen stroomschema in te richten. En wie weet helpt het je ook bij eventuele adviesklussen. Twee vliegen in één klap: ideaal toch?

Vraag hieronder jouw gratis flowchart aan en start met slimmer werken!

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het opsporen én oplossen van weeffouten in de onderwijsorganisatie. Op deze website schrijft ze regelmatig over haar unieke werkwijze, die leidt tot integrale verbetering van het onderwijsproces zonder dat het op een reorganisatie uitdraait. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.