Hoe word je een succesvolle opleidingscommissie? (longread)

Elke paar jaar wordt er landelijk onderzoek gedaan naar het functioneren van opleidingscommissies (OC’s). Want ook al is elke opleiding(scommissie) uniek, toch is het interessant om een beeld te krijgen of die nieuwe rol die OC’s sinds 2017 hebben, wel werkt. Wat blijkt? Er is een aantal succesfactoren te benoemen die voor elke OC bepalend zijn.

Onderzoeken

In 2020 is er door onderzoeksbureau Oberon een periodieke medezeggenschapsmonitor gedaan (momenteel werken ze aan een nieuwe!), en ook Berenschot heeft onderzoek gedaan naar OC’s in het bijzonder. Dit onderzoek was in 2021. En zelf heb ik me in het afgelopen jaar óók gebogen over het functioneren van opleidingscommissies, maar dan in opdracht van een specifieke HO-instelling.

Succesfactoren

Uit al deze onderzoeken blijkt dat OC’s al behoorlijk goed in het zadel zitten, dus dat is alvast goed nieuws. Daarnaast identificeren ze globaal ongeveer dezelfde succesfactoren die de rol van medezeggenschap kunnen versterken, en daarmee de bijdrage aan onderwijskwaliteit vergroten.

Ondersteuning

Een van de sterkste factoren voor een succesvolle OC is het hebben van een goeie ambtelijke ondersteuning. Daarmee wordt bedoeld: een ambtelijk secretaris of beleidsmedewerker op HBO+-niveau, die de commissie voorziet van adviezen op proces- en strategieniveau, en daarnaast in staat is om hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Optimaal is het, wanneer de voorzitter goed ingewerkt is en samen kan werken met de secretaris die op zijn/haar beurt ook feeling heeft met de andere gremia (en OC’s) in de faculteit.

Relatiemanagement

Feeling met de andere gremia is meteen een mooi bruggetje naar een andere succesfactor: het onderhouden van goeie contacten met zowel de opleiding als met andere (medezeggenschaps-)organen.

Voor de relatie met de opleiding geldt wel: een ál te nauwe band kan resulteren in moeilijk afstand kunnen bewaren: voor je het weet ben je als opleidingscommissie een tandeloze tijger! Let er dus als OC op dat je ruimte creëert om je eigen speerpunten op te pakken. Als je als OC alleen maar reageert op verzoeken van de opleiding, is er dan nog wel sprake van onafhankelijke medezeggenschap? Bespreek het eens in de volgende OC-vergadering.

Met andere OC’s of de faculteitsraad kan het zinvol zijn om van elkaars agendapunten op de hoogte te zijn. Zo weet je in ieder geval op hoofdlijnen wat er speelt. Daarnaast kun je overwegen om een paar keer per jaar een uurtje bij te praten als voorzitters. Dan kun je meteen die ene lastige casus bespreken; misschien kun je leren van andermans best practice.

Kennisniveau

Uit het onderzoek van Oberon blijkt dat iets minder dan de helft van de opleidingscommissies in het jaar voorafgaand aan de peiling een training had gevolgd. Van de respondenten die wel een training hadden gevolgd bleek dat dit m.n. de studenten waren.

En dat is zonde, want wat ik ook zelf in de praktijk (én in het onderzoek dat ik zelf deed) tegenkom is dat mensen na een training ontdekken dat ze eigenlijk veel dingen niet wisten, die wel degelijk belangrijk zijn.

M.n. docenten denken dat ze wel prima op de hoogte zijn, maar in de praktijk valt dat dus tegen. Een tricky situatie die ook frustratie kan geven. Want hoe vervelend is het om geen deuk in een pakje boter te kunnen slaan, niet wetende waardoor dat komt, terwijl je dus eigenlijk kennis tekort komt? Niet weten dat je iets niet weet, tja zie daar maar eens uit te komen…

Reden te meer om werk te maken van zo’n ambtelijk secretaris! Als het goed is, ziet die namelijk al snel dat je als commissie een training nodig hebt… en gaat hij/zij er meteen aan de slag om dit te organiseren.

Zittingsduur opleidingscommissie

Dan tot slot nog eentje om over na te denken (ik vond hem in het onderzoek dat Oberon in 2020 publiceerde). De onderzoekers vonden dat hoe langer OC-leden in de commissie zitten, des te minder adviezen (gevraagd en ongevraagd) er worden gegeven. Zo van: dit hebben we al vaker geprobeerd en het heeft niet geholpen…?

Het kan dus interessant zijn om als je meer impact wilt hebben, eens kritisch te kijken naar hoeveel leden er heel eerlijk in slaap zijn gesukkeld en geen actieve bijdrage leveren (of onbewust tegenwerken). Durf je dit aan te kijken en je conclusies te verbinden? Wat levert het je op als je ze houdt, en wat levert het je op (afgezien van dat je dan dus op zoek moet naar nieuwe leden) als je ze laat gaan?

Meme

Die zittingsduur doet mij een beetje denken aan deze meme: a CFO asks his CEO: ‘What happens if we invest in developing our people and then they leave the company?‘ The CEO answers: ‘What happens if we don’t and they stay??‘ Het slaat wat mij betreft ook terug op het kennisniveau. Uiteindelijk gaat het om het monitoren van onderwijskwaliteit: zorg dan op zijn minst dat je gemotiveerde én goed ingelichte leden in je commissie hebt.

Tot slot

Genoeg om over na te denken: hoe zitten wij er als opleidingscommissie bij als het gaat om deze succesfactoren? Is het antwoord een tikje teleurstellend, misschien is het dan tijd om in actie te komen. Ga het gesprek aan op jouw faculteit of instituut, en daarnaast kun je ook mij inschakelen om met je mee te kijken. Neem dan contact met me op.

Benieuwd naar de landelijke onderzoeken waar ik hierboven naar refereer? Kijk hier voor het onderzoek van Oberon uit 2020 en kijk hier voor het onderzoek van Berenschot uit 2021. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *