Hoe kom je uit de chaos op (en ín) Teams?

In één van mijn eerste banen werkte ik als procesmanager onderwijsontwikkeling bij een commerciële opleider. Ze hadden daar het werk en de processen enorm gestandaardiseerd. Dat zag ik meteen toen ik in de mapstructuur terecht kwam. ‘Mijn’ gedeelde werkmappen waren tot op de letter hetzelfde ingedeeld als de mappen van mijn collega’s.

Handig, want of je nou een bachelor elektrotechniek in je pakket had (zoals ik), of een bachelor communicatie; als je dat ene submapje opende wist je altijd wat er in moest staan. Bij elke opleiding hetzelfde. Ik bleek daar heel goed op te gaan.

Twee uitersten

In mijn volgende baan kreeg ik een mapstructuur die het andere uiterste was. Na een tijdje mocht ik aan de slag met het opschonen van de schijf. Structuur aanbrengen, logisch indelen… en toen het eenmaal stond konden we pas goed verder bouwen. Nu pas kon ik écht lekker aan het werk.

Ook gaf het me de kans schoon schip te maken: deze werkzaamheden horen écht bij mijn functie, terwijl die werkzaamheden buiten mijn scope vallen. Die passen beter bij die andere collega. Door mijn collega’s te betrekken bij het herindelen van de mappen konden we samen onderzoeken of de verdeling wel klopte.

Eerlijk is eerlijk; hier en daar schuurde het wel even toen we wat taken anders gingen verdelen, maar onderaan de streep was de duidelijkheid die het schepte ook goed voor de teamdynamiek. 

Ik zag een patroon

In de jaren erna zag ik allerlei afdelingen en dus ook allerlei netwerkschijven (later MS Teams). Wat bleek? De mate van structuur in de mapindeling is een goeie indicatie van of de taken goed verdeeld zijn.

Zit er een bepaalde rust in de indeling? Dan zit die vaak ook in de afdeling.

Maar is het een onoverzichtelijke vergaarbak op de schijf? Dan lopen er mogelijk ook in het team spaak. Denk aan: verantwoordelijkheden die niet goed opgepakt worden, onduidelijkheid over afspraken, miscommunicatie. Kortom: gedoe.

Herken je dit en wil je er wat aan doen? Neem dan contact met me op.