Time-management, is dat de oplossing die je zoekt?

‘Waar blijft de tijd toch… Voor mijn gevoel heb ik net mijn eerste koffie van de werkdag gepakt en het is alweer 17 uur!’, aldus mijn collega laatst, tijdens een virtuele koffiebreak. Ze is niet de enige. 

Het lijkt wel alsof we op twee tijdlijnen tegelijk zitten. De ene gaat pijlsnel en de andere tergend langzaam. In zo’n realiteit wordt het best lastig om grip te krijgen op de tijd die je hebt om je werk te doen.

Is een cursus de oplossing?

Heb je structureel het gevoel te weinig gedaan te krijgen in de beschikbare tijd, dan hoor je mensen al snel roepen dat je een time-management cursus nodig hebt. Alleen dan stel ik je graag eens de vraag: is het je tijd die je moet leren managen? Of mis je een structuur waarbinnen je je werk kunt plannen?

Je kunt eindeloos pomodoro-kookwekkers zetten om je werk te doen in blokjes van 20 minuten gevolgd door een pauze van 5 minuten… maar als je die blokjes vult met activiteiten die niet écht bijdragen aan wat je op langere termijn voor ogen hebt, dan kun je aan het eind van je werkweek toch een onvervuld gevoel hebben.

Tijd versus structuur

Time-management is wat anders dan structuur aanbrengen. Waarom? 

Structuur gaat dieper dan tijd. Structuur staat aan de basis van wat je te doen hebt. Het gaat bijvoorbeeld om de vraag, waarom bestaat mijn werk/ons team/… eigenlijk? Wat maakt dat wij een onmisbare schakel in de keten zijn? Daar een duidelijk antwoord op formuleren, helpt je enorm in het kiezen van je prioriteiten. 

Ook kan het je helpen om in kaart te brengen welk plek je in de keten inneemt. Zit je in het primaire proces van de organisatie vóóraan de keten, dan is je mate van bewegingsvrijheid misschien anders, dan wanneer je achteraan het proces komt. Dit kan direct invloed hebben in hoe je je werkzaamheden plant, en dus ook hoe je je tijd managet.

Stoelendans

Zo zijn er nog wel meer vragen waar je naar kunt kijken, als je je richt op structuur. Maar voordat je je afvraagt of kijken naar structuur altijd uitdraait in een grote herstructurering, inclusief stoelendans op de afdeling… nee, zo groot hoeft het allemaal niet te worden. Laat ik het illustreren met een voorbeeld dat ik enkele jaren geleden zag in mijn werkveld.

Praktijkvoorbeeld 

Op deze specifieke afdeling zag ik dat er heel hard gewerkt werd, maar dat de structuur ontbrak. Waar zie ik dit aan? Een belangrijke indicatie is de netwerkschijf waarin teams hun werk opslaan. Een enorme lijst mapjes met grote en kleine onderwerpen door elkaar heen op hetzelfde mapniveau, afgewisseld met projecten of langdurige samenwerkingen. Een documentje vinden in die wirwar is al een hele klus op zichzelf, en dan heb je nog geen enkele inhoudelijke bijdrage geleverd.

Standaard

Een ander voorbeeld is dat binnen de afdeling meerdere mensen hetzelfde werk deden, maar toch allemaal hun eigen werkwijze hadden voor activiteiten die ook gestandaardiseerd konden worden.

Juist met het zoeken naar standaardmethoden kun je (tijds)winst halen. En niet alleen dat: het kan er ook voor zorgen dat je binnen je team de meer seniore mensen vrijspeelt om nieuwe dingen op te pakken (want een standaardklus kan ook door een junior opgepakt worden), en de junioren kunnen zich zo ontwikkelen binnen de functie.

Zo bouw je niet alleen aan de structuur op procesniveau, maar ook op de laag van human capital (dwz. het investeren in de groei van je mensen).

Iets verder kijken

Zou je het team uit dit voorbeeld alleen een time-management cursus hebben aangeboden, dan hadden ze ongetwijfeld inzicht gekregen in waar hun tijd (en energie!) weglekt, en hoe ze dat kunnen keren… en dat is absoluut waardevol.

Maar kijk je íets verder dan de eerste indruk, dan ontdek je wellicht dat een kritische blik op de structuur die onder je team ligt een grotere winst oplevert op de lange termijn.

Eerste stap

Stel, je begint bij de mapstructuur, dan kun je je team per functiegroep laten aangeven welke mapjes zij gebruiken, om vervolgens op papier in hun eigen verzameling mappen een logische structuur aan te brengen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door op papier het primaire proces van het team in stappen op te breken, en deze stappen terug te laten komen in de mapindeling van dit team.

Vanuit deze exercitie komen er vast vervolgstappen die oppoppen. En zo zijn er nog veel meer startpunten te kiezen.

Belangrijk om te onthouden

Als je geen goeie structuur hebt om in te werken, gaat een time-managementcursus je maar beperkt helpen.

Hoe weet je dat je structuur suboptimaal is? Bijvoorbeeld: als je heel veel tijd kwijt bent aan het terugvinden van documenten. Of als je veel verschillende werkzaamheden hebt die elkaar onbedoeld vertragen.

Als je het gevoel hebt niet efficiënt met je tijd om te gaan, en je kan je vinger er niet op leggen waar het hem in zit, dan kan het zomaar zijn dat er structureel verbetering mogelijk is.

Heeft het lezen van deze blog iets bij je getriggerd? Misschien wordt het dan tijd voor actie. Ik help je daar graag bij. Klik op de link om te lezen hoe ik dat doe. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.