Toepassen van het SURF onderwijslogistiekmodel

Bij een van mijn recente opdrachtgevers hoorde ik voor het eerst over het onderwijslogistiekmodel van SURF.

Dit is een visuele weergave van de essentiële bouwstenen van een opleiding in het hoger onderwijs. Enorm handig om een beeld te kunnen krijgen van wat je goed ingericht wilt hebben om je onderwijs soepel te laten verlopen.

Onderwijslogistiek model

Er is een mooi document door SURF opgesteld waarin het hele model goed uitgelegd wordt, maar heel in het kort dient het model, dat opgebouwd is uit verschillende ‘tegels’ in een honingraat, om inzicht te geven in hoe activiteiten in het onderwijs samenhangen met elkaar en met het geheel.

Je zou het bijna kunnen zien als een curriculum met daarin onderwijsonderdelen. Een vak in Jaar 1 is niet alleen voor dat jaar belangrijk, maar ook voor een stage later in de opleiding. Zo is het ook met de tegels in het onderwijslogistiekmodel.

Enfin, het onderwijslogistiekmodel was totaal nieuw voor me, al was de inhoud me al bekend vanuit mijn jarenlange ervaring in het hoger onderwijs.

Analyse onderzoeksresultaten

Mijn opdrachtgever gaf me het model ter info, en dit zou een gouden zet blijken, want ik kon mijn onderzoek bij de opleiding en de analyse die eruit volgde goed kaderen met behulp van het model.

Ik deed een inventarisatie naar knelpunten in de onderwijslogistieke processen. Hiervoor heb ik allerlei documentatie van de organisatie bekeken, en ik heb stakeholders vanuit alle lagen van de organisatie geïnterviewd.

Essentiële elementen

Toen ik alle verzamelde data wilde gaan analyseren bleek het onderwijs logistiek model van SURF een uitkomst, want ik kon uit het totaalmodel een levenslijn destilleren met thema’s die sterk van toepassing waren op de casus.

Aan de hand van deze levenslijn maakte ik per element een overzicht van hoe verschillende stakeholders aankeken tegen ieder element. Hieruit destilleerde ik o.a. een SWOT-analyse en een RASCI-matrix.*

Verbindende factoren

Tijdens de analyse ontdekte ik dat het model niet álle factoren die een rol speelden, meenam. Daarom besloot ik mijn analyse uit te breiden met thema’s als Communicatie, Besluitvorming en afspraken, Afbakening van verantwoordelijkheden en Cultuur. Uit de gesprekken was namelijk gebleken dat deze factoren door alle stakeholders genoemd waren als iets dat van invloed was op het werk.

In totaal kwam ik zo op niet minder dan negentien elementen uit die in meer of mindere mate een rol speelden in de dynamiek en die ervoor zorgden dat bepaalde processen rommelig verliepen.

Belangrijkste factoren

In mijn analyse heb ik ook per element gekeken welke andere elementen hier invloed op hadden. Daar kwam een ranking uit van belangrijkste factoren die op veel plekken (in het onderwijslogistiek model) terugkomen en die dus voor veel gedoe zorgen.

Verrassend genoeg bestond de top-5 uit allemaal elementen die níet op een ‘tegel’ uit het model van SURF staan. Het waren allemaal elementen die ik had geïdentificeerd als verbindende factor. Waar moet je dan aan denken? Afbakening van verantwoordelijkheden en Vastleggen van procedures zijn twee voorbeelden van de factoren in de top-5.

Niet eenvoudig

De organisatie herkende zich volledig in deze top-5, en dat is op zich fijn, maar het maakte de situatie niet perse eenvoudiger.

Het betekende namelijk dat een interventie die alleen maar gericht is op een procesoptimalisatie, niet automatisch die vijf grootste knelpunten zal tackelen.
Zou je dat wel verwachten, dan zit je in een té technische benadering in de wedstrijd, terwijl je ook een menselijke component hebt om rekening mee te houden.

Wat dan wel?

Waar je de mensen in organisatie wil toe uitnodigen is om veel bewuster te gaan kijken naar hun eigen gedrag en automatismen. Waar ben ik geneigd toe om te doen in bepaalde situaties? En wat gaat het creëren als ik daarmee doorga? Kan ik ook een andere keuze maken?

De interventies die ik heb voorgesteld zijn dienend aan dit proces, maar is de organisatie niet bereid op individueel niveau kleine aanpassingen in gedrag te maken, dan kun je processen optimaliseren tot Sint Juttemis (of er nóg drie adviesbureaus bij halen…), maar dan verandert er uiteindelijk niets.

Eindstand

Samen met de organisatie heb ik gewerkt aan het implementeren van een aantal interventies die de samenhang tussen de verschillende tegels versterken. Geen one-size-fits-all oplossing, maar passend bij wat dáár haalbaar is. Hier en daar een stretch, maar ook met de blik gericht op samen meer synergie bouwen.

Is het tijd om ook jouw onderwijsorganisatie tegen het licht te houden? Neem dan contact met me op; wellicht kan ik je erbij helpen. 

*Een SWOT-analyse is een bedrijfskundige analyse waarmee je de sterktes en zwaktes (interne blik) en de kansen en bedreigingen (externe blik) analyseert. Met de uitkomst kun je dan je strategie bepalen. Een RASCI-matrix gebruik je om rollen en verantwoordelijkheden bij een project/activiteit in kaart te brengen. De letters komen uit het Engels: R (Responsible, NL: Verantwoordelijk); A (Accountable, NL: Eindverantwoordelijk); S (Supportive, NL: Ondersteunend); C (Consulted, NL: Geraadpleegd); I (Informed, NL: Geïnformeerd). 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *