Een digitaal uitstapje en dit was het resultaat

Ans en Hans, twee vrijwilligers voor het organiseren van het Mensa Tafeltennistoernooi. Ik zuig ze uit mijn duim, maar je gaat ze vast herkennen. 

Ans is het hands-on-type. Ze speelt ‘ping-pong’ sinds ze zes is en ze houdt van winnen. Hans is meer de filosoof. Hem gaat het om de menselijke interactie, de uitwisseling van meningen. Het toernooi is een aanleiding. Ze zijn allebei van Mensa, dus dat wordt organiseren op niveau. Zie jij al een conflict aankomen? 

Verwachtingen

Ans begint bij hun eerste vergadering over de tafels, de ruimte, de inschrijvingen en de prijzen. Hans wilde beginnen met ‘het sociale aspect’, en ‘iets leuks met ‘mensa’, het latijnse woord voor tafel’. Dus ze verdelen de taken. Vervolgens gaan ze zich met elkaars resultaten bemoeien. Want Hans heeft te veel sociaals in het programma ingeruimd, vindt Ans. Andersom meent Hans dat Ans het allemaal te competitief benadert. Enzovoort. 

Ze hebben allebei gelijk, natuurlijk. En ook niet. Maar na nog wat heen-en-weer-mails, wil Hans er de brui aan geven, en wil Ans er een derde bijhalen, want dan zal het allemaal niet zo veel werk zijn. 

Inhoud, proces en samenwerking

Van de week sprak ik Titia, een organisatieadviseur. Toen ik haar vertelde over mijn ervaring met Mensavrijwilligers, zei ze: ‘inhoud, proces, samenwerking’. Ik vroeg haar om toelichting en ik gaf dit voorbeeld van Ans en Hans. 

Titia legde het als volgt uit: ‘Veel mensen, en zeker het type dat ergens enorm bevlogen over is, zijn geneigd zich onmiddellijk op het inhoudelijke aspect van hun onderwerp te storten. Met het idee: als de inhoud helemaal klopt, komt de rest ook goed. Bij Ans gaat dat over iets anders dan bij Hans. Die tegenstelling ontdekken ze pas gaandeweg, en leidt dan gemakkelijk tot conflict.’ 

Hoe komen ze uit die knoop? Titia: ‘Ze hebben geen aandacht geschonken aan het proces of de samenwerking, ze zijn meteen in de inhoud gedoken. Dat wordt dan een strijdpunt, wat niet had gehoeven. Niemand slaat met opzet die voorbereidende fase over, maar het is de bron van veel mislukte projecten, conflicten, burn-outs en noem maar op. Ze moeten terug naar het begin van hun samenwerking.’

Wat dan wel?

Ik vroeg aan Titia hoe wij als vrijwilligers dat concreet kunnen aanpakken, en ze gaf een paar suggesties: 

‘Vóór het praten over de inhoud is het goed om even de groep rond te gaan: waar ben jij goed in, wat vind je leuk om te doen en wat is voor jou een energy drain? Bij dit bespreekrondje is het belangrijk te benadrukken dat sociaal wenselijke antwoorden nu niet handig zijn. Ter illustratie: we vernemen bijvoorbeeld dat Hans goed is in teksten schrijven, maar geen verstand heeft van wedstrijdschema’s. 

Niet iedereen heeft evenveel tijd voor de klus. Sommigen kunnen alleen op de dag zelf helpen. Hoe eerder je dit helder maakt, hoe beter je weet wat je van elkaar kunt verwachten. En als je weet wie wanneer beschikbaar is, dan kun je ook zien waar de gaten zitten. Je kunt dan heel gericht nog wat extra handjes zoeken. 

Gaandeweg leer je elkaar zo ook kennen en begrijpen. De inhoud is niet meer het startpunt, maar meer een ‘invuloefening’ aan het eind van deze startfase. Vergeet daarbij niet de belangrijkste mijlpalen in het proces te bespreken: wat moet er vóór wanneer af zijn, en wie zet zich daarvoor in? Al met al wordt het meewerken aan het toernooi dan voor iedereen leuker.’

Aanloopfase

Het leek me evident. Om twee redenen: ik zie sommige teams binnen Mensa op deze manier succesvol samenwerken. En: ik zie de samenwerking soms mislopen: ik geloof dat die aanloopfase van ‘proces’ daar meestal niet goed is gegaan.

Elkaar leren kennen – als mens, als professional, als vrijwilliger – vraagt natuurlijk tijd en aandacht. Titia komt dit dagelijks tegen in haar werken met teams. Wat ook maar wil zeggen dat het gesignaleerde probleem niets met specifiek Mensa te maken heeft: ‘Of het nu betaald of vrijwillig werk is, dat maakt niet uit: projecten lopen het lekkerst als zowel inhoud als proces en samenwerking de juiste aandacht krijgen.’