De ultieme hack voor meer focus in je werk

Zeker wanneer de beschikbare tijd beperkt(er) is om te werken aan je bedrijf, is het belangrijk om gefocust te werken. 

Schaduwagenda

Mijn ultieme hack is werken met een schaduwagenda in outlook. Dus naast mijn agenda waar ik mijn afspraken in plan, heb ik een extra agenda waarin ik mijn werkzaamheden bijhoud. (Mocht je willen weten hoe je dat instelt, stuur me even een berichtje. Het is zo gepiept!)

Je kunt ook kiezen voor bijv. google keep, evernote, trello of andere apps. Ik gebruik dus een schaduwagenda. Op die manier kan ik mijn tijd indelen, door een inschatting te maken van hoeveel tijd ik ervoor nodig heb.

Tien takenlijstjes naast elkaar

Ik werk al bijna 10 jaar op deze manier. Ik begon ermee toen ik als projectmanager werkte bij NCOI, waar ik zo’n tien projecten simultaan moest managen en dus met tien takenlijstjes moest werken.

Ik dacht: ik kan mijn deadlines alleen halen als ik overzicht heb over de te nemen stappen en als ik ze vooruit kan plannen. Dan hoef ik op de werkdag alleen maar de lijst af te werken.

Koffiebreak

Ik maakte de beginnersfout door vergaderingen niet in de schaduwagenda te zetten. Dan liep mijn planning in de soep op dagen waarop ik 4 uur meetings had; dan had ik dus geen 8 uur voor mijn werkzaamheden, maar de helft!

Later ben ik ook breaks en administratietijd gaan toevoegen. Én ik werk met kleuren, voor verschillende thema’s. Een kleur voor declarabele uren, een andere voor financiële administratie, een derde kleur voor werken ín mijn bedrijf en een vierde kleur voor werken áán mijn bedrijf.

Toen ik nog in loondienst was, had ik verschillende kleuren voor bijvoorbeeld een accreditatietraject, voor onderwijsevaluaties en voor afdelingsoverleg. 

Overzicht

Kies niet te veel categorieën, want dan loop je het risico op versnipperde aandacht. En dat is nou precies waar je niet wilt zitten, want -en daar begon ik ook mee- het begint allemaal met gefocust werken.

Ik ben dus blij met mijn schaduwagenda.

Succesformule

Heb jij ook zo’n succesformule? Stuur me een berichtje, want ik ben altijd benieuwd naar slimme werk-hacks. Of denk je nu: dit klinkt geweldig, maar ik heb geen idee of ik in mijn werk ook zoiets kan doen. Laat het me dan ook weten, want het hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Dit is het idee: we sparren een halfuurtje om te bespreken waar je tegenaan loopt, en ik help je om te bepalen wat jouw eerste stappen naar meer overzicht kunnen worden. No strings attached, ik doe het voor mijn plezier en jouw voortgang. Iedereen blij. Neem contact met me op via onderstaande knop.