Onderwijsadvies

Visitatie als kans: zo bereid je je opleiding goed voor

Voor veel opleidingsmanagers en onderwijsdirecteuren voelt een visitatie als een noodzakelijk kwaad. Het moet, het kost tijd, en het komt vaak bovenop een toch al volle agenda. Toch kan een goede voorbereiding op visitatie je veel opleveren. Niet alleen een positieve beoordeling, maar vooral: overzicht, regie en richting.

In dit artikel neem ik je mee in hoe je van visitatie een kans maakt – door op tijd te starten, de juiste mensen in positie te brengen en goed zicht te houden op het proces.

Wat is een visitatie eigenlijk?

Een visitatie in het hoger onderwijs is een periodieke beoordeling van een opleiding, uitgevoerd door een onafhankelijk panel. Deze beoordeling is nodig om als opleiding je accreditatie te behouden: de officiële erkenning die ervoor zorgt dat je een diploma mag uitreiken.

Tijdens een visitatie kijkt het panel naar vragen als:

Wat beoog je met je opleiding? (en is daar behoefte aan in de arbeidsmarkt?)
Hoe leid je studenten op? (denk aan didactiek, werkvormen, stages)
Welke faciliteiten bied je? (zoals studieadvies of stagebegeleiding)
Hoe toets je de leeropbrengsten?
En hoe borg je dat studenten de eindkwalificaties écht beheersen?

De meeste instellingen zullen dit via een instellingstoets (ITK) of binnen afzienbare tijd via instellingsaccreditatie (IA) organiseren, maar hoe dan ook: een periodieke opleidingsvisitatie hoort erbij.

Zie visitatie als een moment van reflectie

Visitatie biedt je opleiding de kans om stil te staan bij wat goed gaat én wat beter kan. Zie het als een vorm van strategisch onderhoud: je zet de opleiding even op de brug en kijkt samen met externen wat er nodig is om toekomstbestendig te blijven.

Juist daarom is het belangrijk dat je niet pas in actie komt als het panel al is samengesteld. De echte voorbereiding begint veel eerder.

Begin op tijd (en nee, dat is niet overdreven)

Een goede voorbereiding op een visitatie begint idealiter minstens 1 tot 1,5 jaar van tevoren. Dat klinkt lang, maar je hebt die tijd nodig om:

interne bewustwording op gang te brengen: er komt een visitatie aan, dit raakt ons allemaal
informatie tijdig op te halen, te analyseren en te duiden
het gesprek te voeren over ambities, verbeterpunten en keuzes

En misschien nog wel belangrijker: om ruimte te maken voor samenwerking tussen proces en inhoud.

Proces en inhoud: allebei belangrijk, maar niet hetzelfde

De inhoud – dus de visie, het programma, de toetsing – hoort thuis bij het opleidingsmanagement en de onderwijsteams. Maar de voorbereiding op een visitatie vraagt óók om iemand die het proces bewaakt.

Zo iemand die het team kan vertellen wanneer welk onderdeel klaar moet zijn, wie er nog meer betrokken is, en die het voor de inhoudelijk schrijvers zo gemakkelijk mogelijk maakt om de inhoud op te leveren.

Het helpt trouwens ook enorm als er iemand is die vanuit een helikopterview kan terugrekenen vanaf de visitatiedatum: Als de zelfevaluatie op datum Y bij het CvB moet liggen, wanneer moet onderdeel X dan uiterlijk bij alle voorliggende afdelingen (beleidsteam, opmaak, drukker, etc…) aangeleverd zijn? Natuurlijk kunnen deadlines schuiven, maar als je een planning voor zo’n 80% realistisch kunt vastleggen, dan weet je dat je goed bezig bent.

Geef mensen hun rol, maar help ze ook samenwerken

Een visitatie verloopt het soepelst als je duidelijk hebt:

wie verantwoordelijk is voor de inhoud
wie het proces bewaakt
en hoe die twee elkaar versterken

Maar dat gaat niet vanzelf. Je hebt gesprekken nodig over verantwoordelijkheden, afstemming en verwachtingen. En daar ontstaat vaak ruis: “Ben jij daar niet van?” of “Ik dacht dat jij dat oppakte.”

Door hier vroeg in het traject aandacht aan te geven, voorkom je dat je in de laatste maanden in de stress schiet.

Heb je al een procesmanager?

Als je niemand in huis hebt die dit traject op procesniveau kan begeleiden, overweeg dan om iemand aan te haken met ervaring in accreditaties en visitatietrajecten. Ik doe dit inmiddels al jaren – en ik weet inmiddels precies waar de risico’s liggen én hoe/waar je tijd kunt winnen.

Maar ook als je het zelf oppakt: begin op tijd, maak het concreet en zorg dat je mensen betrokken zijn. Want hoe eerder je de samenwerking goed op gang brengt, hoe beter de inhoud uiteindelijk uit de verf komt.

Werk aan de voorbereiding die écht werkt

In tegenstelling tot wat velen denken: een goede visitatie draait níet alleen om de inhoud van de zelfstudie. Let er dus op dat wanneer je in je team meetings dit onderwerp agendeert: voer het gesprek ook over hoe jullie het proces en de samenwerking inrichten. Want een goede visitatie begint bij helderheid over wie wat doet – en wanneer.

Wil je zorgen dat je dit onderwerp op een slimme manier tackelt? Download dan hieronder de toolkit Krachtige gesprekken voeren, en ontdek hoe je soepel voortgang boekt én het team met plezier aan de slag gaat.

Titia Verdenius (1980) helpt betrokken, ambitieuze managers in het mbo en hbo bij het opsporen én oplossen van weeffouten in de onderwijsorganisatie. Op deze website schrijft ze regelmatig over haar unieke werkwijze, die leidt tot integrale verbetering van het onderwijsproces zonder dat het op een reorganisatie uitdraait. Met haar bedrijfskundige en systemische blik geeft zij je altijd weer zicht op een ander perspectief. Neem contact op.