Rust en regie in de zesjarige accreditatiecyclus van je opleiding

Jaar 0-1: Wat doen we met het visitatierapport?

De cyclus begint níét pas bij de voorbereiding op een nieuwe visitatie, maar direct ná de vorige. Zodra je het definitieve visitatierapport ontvangt — vaak in jaar 0 — is het zaak om dit rapport serieus te analyseren.

Zet samen met je team de belangrijkste adviezen op een rij. Wat moet er écht opgepakt worden? Wat heeft prioriteit? En hoe zorg je dat de acties niet alleen in je hoofd blijven hangen, maar ook geborgd worden in de organisatie?

Idealiter deel je de follow-up met je kwaliteitszorgadviseur of een beleidsmedewerker die je hierin ondersteunt. In jaar 1 ben je nog volop bezig met het uitvoeren van deze verbeteracties.

Jaar 2-3: Vooruitkijken naar de interne audit

Als het goed is, heb je in jaar 2 al flinke stappen gezet met de follow-up van het rapport. Tegelijk is dit het moment om vooruit te kijken: hoe gaan we onze interne opleidingsaudit aanpakken?

Sommige opleidingen organiseren een uitgebreide midterm met zelfstudie en panelgesprekken. Andere kiezen voor een compactere vorm, zoals een sessie met stakeholders of een quickscan met thermometer-vragen. Wat past bij jullie situatie en bij de fase waarin je opleiding zit? Denk er goed over na.

In jaar 3 plan je de interne audit in. Die levert je een lijst met aandachtspunten op voor de komende drie jaar. Zie het als een waardevol meetmoment om koers te houden richting de volgende visitatie.

Uitloop? Houd rekening met realiteit

In theorie plan je de tussentijdse evaluatie zoals gezegd in jaar 3. In de praktijk verschuift dit vaak naar begin of midden jaar 4. Dat hoeft geen ramp te zijn — tenzij je bij de midterm allerlei verrassingen tegenkomt.

Ben je dan nog niet begonnen met de opvolging van het vorige adviesrapport, dan is de tijdsdruk ineens heel groot. Zorg dus dat je ook zonder officiële evaluatie al bezig bent met de punten die je zélf belangrijk vindt.

Jaar 4-5: Werken met de resultaten van de interne audit

Tijd om de adviezen uit de interne audit serieus op te pakken. Net als na de vorige visitatie werk je in jaar 4 en 5 gericht aan verbeteringen, samen met je team.

Dit is ook een goed moment om alvast extra input te verzamelen voor je zelfstudie van straks. Denk aan een curriculumevaluatie (zoals een leerlijnanalyse of onderzoek naar studeerbaarheid), of een alumni-enquête. Het is nu relatief rustig — maak daar gebruik van.

Jaar 5-6: Zelfstudie en visitatie voorbereiden

Vanaf het moment dat je begint aan de zelfstudie, kun je er gerust een jaar voor uittrekken. Waarom? Omdat de ervaring leert dat er altijd te weinig tijd is. Wie de zelfstudie ook schrijft, doet dat vaak tussen de bedrijven door. En daarna begint het rondje feedback verzamelen, verwerken, vormgeven…

Wat helpt, is een goede procesmanager die de voortgang bewaakt. Diegene kan ook de organisatie van de visitatiedag op zich nemen en contact houden met de visitatieorganisatie.

Tegelijk ga je nadenken over de opzet van de visitatiedag. Zit je in een cluster? Dan stem je af met de andere opleidingen. Denk ook na over wie je in de panels wilt: een mix van enthousiaste, kritische en ‘gemiddelde’ studenten en docenten werkt vaak het best.

Jaar 6: Visitatiedag en rapport

Alle voorbereidingen komen nu samen. Je levert de zelfstudie aan, het locatiebezoek met panelgesprekken vindt plaats, en dan, een week of zes later, volgt het conceptadvies van de commissie. Je mag hierop reageren, en daarna stuurt de commissie haar definitieve rapport naar de NVAO.

En dan… begint alles opnieuw.

Duizelt het je al?? 

Lang verhaal? Ja. Gelukkig hoef je niet alles tegelijk te doen. Maar wil je écht meters maken met je accreditatieproces — en niet pas op het laatste moment in de actiestand schieten — dan is het slim om op tijd de juiste stappen te zetten. 

Ik kan je helpen om meters te maken en op het juiste moment met de juiste dingen bezig te zijn. We werken samen aan overzicht en voortgang. Zodat accreditatie niet voelt als een verplicht nummer, maar als een proces waar je écht iets aan hebt.

Wil je met mij aan de slag? Bekijk dan Meters maken via de link hieronder.