Zesjaarlijkse accreditatie: waar moet je globaal mee bezig zijn? (longread)

‘Oh nee, is het alweer bijna zes jaar gelden dat we die visitatie hadden?? Het leek wel gisteren!’

…een kreet die vast nog nóóit door een opleidingsmanager of -directeur is geslaakt… of toch wel?

Geen zorgen, je bent niet de enige. En bovendien, de meeste opleidingsdirecteuren hebben op de faculteit iemand rondlopen die hen eraan herinnert dat het weer tijd wordt voor de zelfstudie. Dus als je het zelf niet op je vizier had, dan hoor je het wel van een ander. Meestal is dat de onderwijsadviseur, kwaliteitszorgadviseur, of een programmacoördinator.

Toch kan het geen kwaad als je als opleidingsmanagement wel de grote lijnen kent van deze zesjaarlijkse cyclus. Hieronder geef ik je een startpunt:

Jaar 0-1: follow-up adviesrapport

De zesjaarlijkse cyclus begin ik voor deze uitleg niet met jaar 1, maar met jaar 0: dit is het moment dat je van de visitatiecommissie het definitieve adviesrapport ontvangt, met daarop volgens van de NVAO de officiële bevestiging van de heraccreditatie van je opleiding.

In jaar 0 ben je bezig met het analyseren van dit visitatierapport en zet je op papier welke prioriteiten je de komende paar jaar stelt. Om te zorgen dat er ook echt wat gedaan wordt met die prioriteitenlijst, deel je deze het liefst met kwaliteitszorg en/of een procescoördinator of beleidsmedewerker die je bij het onderwijs ondersteunt. (Elke instelling heeft een andere verdeling van de werkzaamheden binnen het onderwijsmanagement, maar deze rollen zijn er meestal wel bij elke opleiding.)

In jaar 1 ben je nog steeds bezig met de follow-up van de uitgebrachte adviezen. 

Jaar 2-3: op weg naar de tussentijdse evaluatie

In jaar 2 ben je ook nog bezig met de follow-up, en als het goed is heb je al een groot deel van de acties uitgezet of misschien zelfs afgerond. Ik dit jaar wordt het ook tijd om te gaan nadenken over de tussentijdse opleidingsevaluatie (uitgaande van een instelling die een ITK heeft behaald).

Vragen om over na te denken: willen we een uitgebreide midterm organiseren met (light) zelfstudie en een visitatiedag met panelgesprekken? Of willen we alleen bijvoorbeeld een sessie organiseren met de stakeholders, waarin we een aantal ‘thermometer-vragen’ behandelen? Zo’n laatste variant kun je doen in de vorm van een quickscan. Meer weten over de quickscan? Lees hier verder.

In het derde jaar plan je idealiter je tussentijdse evaluatie, eventueel voorafgegaan door een quickscan. Aan het eind van het derde jaar heb je dan een lijst met aandachtspunten voor de komende drie jaar, eventueel in de vorm van een midtermvisitatierapport.

Na de midterm weet je of je goed op weg bent om over drie jaar de externe visitatie glansrijk te doorlopen, en weet je ook waar nog extra aandacht aan besteed moet worden in de tussentijd. 

Uitloop

Goed om te weten: In de praktijk zijn er maar weinig opleidingen die letterlijk in jaar 3 de tussentijdse evaluatie laten plaatsvinden. Vaker zie je dat opleidingen het door allerlei andere factoren uitstellen tot begin-halverwege jaar 4.

Dit hoeft geen probleem te zijn als je opleiding al goed bezig was met het uitvoeren van het PvA na de laatste visitatie. Echter is dat er bij ingeschoten en komen er onverwachts lijken uit de kast bij de tussentijdse evaluatie, dan heb je veel minder tijd om aan oplossingen te werken tussen de tussentijdse en de externe visitatie. Reken je dus niet rijk!

Jaar 4-5: follow-up tussentijdse evaluatie

In jaar 4 en jaar 5 doe je hetzelfde als in jaar 0, maar dan met de adviezen die zijn gekomen uit de tussentijdse evaluatie. In dit jaar kan het daarnaast interessant zijn om (vooruitlopend op de visitatie over twee jaar) eens een curriculumevaluatie te laten doen door de studenten.

Dit kan zijn een leerlijnevaluatie, of een steekproef wat betreft studeerbaarheid. Daarnaast is het goed om informatie in te winnen bij alumni, bijvoorbeeld met een alumni-enquête. Dit soort onderzoeken kan bruikbare informatie opleveren voor de zelfstudie waar je een jaar later aan begint, en nu is het -als het goed is- relatief rustig, dus maak gebruik van deze tijd. 

Jaar 5-6: voorbereiding visitatie

Vanaf het moment dat je begint met het schrijven van de zelfstudie tot aan de visitatiedag moet je ongeveer een jaar rekenen. Dit is inderdaad erg lang, maar je gaat merken dat je die tijd echt wel nodig hebt. Waarom? Wie de zelfstudie ook schrijft, diegene heeft er altijd te weinig tijd voor, en zal het ofwel in de gestolen uurtje doen, ofwel een keer een week op de hei gaan zitten om te schrijven. Daarna moeten er nog allerlei partijen feedback geven, die feedback moet verwerkt worden, en het document moet ook nog in een mooi jasje gegoten worden…

Wat absoluut helpt is een goeie procesmanager die de voortgang kan bewaken, los van de inhoud. Deze persoon kan ook de organisatie van de visitatiedag op zich nemen en contacten onderhouden met de visitatie-organisatie. 

In de loop van jaar 6 ben je een heel eind met de zelfstudie en moet je gaan nadenken over hoe de visitatiedag eruit komt te zien. Zit je met je opleiding in een cluster, dan stem je dit (deels) af met de andere opleidingen in het cluster.

Verder is het belangrijk na te denken over welke mensen er in de panels gevraagd worden. Je wilt positief-kritische collega’s vragen, en liefst ook een goede mix tussen heel actieve docenten en studenten, en meer middle-of-the-road mensen. Vraag je beleidsmedewerker onderwijs om met je mee te denken. 

Finale 

Aan het eind van jaar 6 is dan de visitatiedag en komt al het harde werk samen. En daarna is het wachten op het concept visitatierapport. Hier mag je binnen enkele weken een officiële reactie op geven, waarna het rapport naar de NVAO gaat, vergezeld van een advies. Dan zitten de zes jaar er echt op en kom je weer bovenaan dit artikel uit, bij jaar 0. 

Lang verhaal, maar gelukkig hoef je er niet dagelijks mee bezig te zijn. Wat helpt is iemand in je team die deze grote lijn in de gaten houdt. Zoals gezegd is dit meestal een beleidsmedewerker of kwaliteitszorgadviseur.